home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ JCSM Shareware Collection 1996 September / JCSM Shareware Collection (JCS Distribution) (September 1996).ISO / billacct / sst105.zip / SST105.EXE / pak / SST.DOC < prev    next >
Text File  |  1995-01-01  |  95KB  |  1,971 lines
  1.  
  2.                   SOFTWARE SALES TRACKER - RELEASE II
  3.  
  4.                                " SST-II "
  5.  
  6.  
  7.                  Program Author: Robert F. Keber Jr.
  8.  
  9.                  Produced By:  The TypeRight Company
  10.  
  11.  
  12.                          336 SWAIN BOULEVARD
  13.                       LAKE WORTH, FL 33463-3342
  14.                                  USA
  15.  Telephone                                              24 Hour Fax
  16.  (407) 969-3643                                      (407) 964-0785
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.                  WORLD WIDE ELECTRONIC MAIL NETWORKS
  22.      (We May Also Be Reached Via The Following Computer Networks)
  23.  
  24.            COMPUSERVE INFORMATION SERVICE ID#: 73307,2256
  25.  
  26.              GEnie INFORMATION SERVICE ID NAME: R.KEBER
  27.  
  28.                INTERNET ID: 73307.2256@compuserve.com
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.                  COPYRIGHT (C) - All Rights Reserved
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.                              DISCLAIMER
  45.  
  46.                  Use This Software At Your Own Risk
  47.  
  48. The author of this software makes or offers no warranty, either
  49. expressed or implied, regarding any of the software programs included
  50. with this package. There is no warranty for this software's
  51. usefulness, or for it's fitness for any particular purpose. The author
  52. will not be liable for any damages arising from the use of (or from
  53. the inability to use) this software. The author will not be liable for
  54. lost profits, lost savings, lost income, lost time, claims by other
  55. parties, or for other incidental or consequential damages arising from
  56. the use of (or from the inability to use) this software. Use of this
  57. software is entirely at the user's own risk.
  58.  
  59. SST-II is a "Customer Billing & Tracking" program, adapted from another of
  60. our programs, General Invoice Sales Tracker(++). It has been re-written
  61. with needs of a Software Producer & Distributor in mind.
  62.  
  63. To improve the readability of this text, we will refer to "Software Sales
  64. Tracker II" from now on, simply as "SST".
  65.  
  66. SST is designed for those who have a need to produce Invoices which
  67. contain "Descriptions" about anything. "Names and Serial Numbers" for
  68. parts used or for sold or serviced equipment. Instructions, Expiration
  69. Dates, Disclaimers or just about anything else can be entered into SST
  70. invoices, as well as the very important numbers which say "Who, When,
  71. Where, Which, Why and How Much".
  72.  
  73. SST is NOT a "General Ledger" style of accounting program. It is a
  74. simple to use "GROSS INCOME" program which will provide all of the
  75. "Income" information that most Accountants or Bookkeepers require from
  76. a small business. In most cases, accountants only need some SST printed
  77. reports, your Bank Statement, and your Check Stubs to maintain your books.
  78.  
  79. But, in addition to organizing and preparing your Income Data for your
  80. Accountant, SST will provide "You" (as a Manager) with a great deal of
  81. other very useful business information. It breaks down your Income by
  82. Sales Categories, computes averages, and can show the "Total Income
  83. Produced" from any customer or product for any period of time.
  84.  
  85. It will also automate some tedious chores such as keeping track of
  86. "Who Paid" and "Who did NOT pay", and producing Acc/Rec "Customer
  87. Statements" ready for "Window Envelopes" (or with matching mailing
  88. labels).
  89.  
  90. Along these same lines, it makes the tracking of Credit Card Sales,
  91. merchant fees and discounts, and reconciliation of these accounts much
  92. easier to perform.
  93.  
  94. It can produce Mailing Labels for particular groups of your customers, such
  95. as Shareware Catalog Distributors, User Groups, CD Distributors, BBSs,
  96. Registered Users of particular Software programs, and so on.
  97.  
  98. It also prints individual Telephone Books and Address Books for each of
  99. these groups (or types) of customers, or for everyone in your data file,
  100. combined together.
  101.  
  102. While designed primarily for tracking software sales, SST-II can also be
  103. used for other types of sales and/or service at the same time.
  104.  
  105.                    CONDENSED LIST OF PROGRAM FEATURES
  106. Customers:
  107. - Shows "Last Sale Date" & "Total Amount Spent" For Every Customer.
  108. - Prints Customer Phone Directory (2 phones COUNTRY,AREA,PHONE,EXT.).
  109. - Prints Two Customer Address Directories (Long & Short Versions).
  110. - Prints Customer Mailing Labels (by Name/City/State/Zip/Area/Etc.).
  111. - Large "Comment Field" For Special Terms, Ship/Bill To Address, Etc.
  112. - Data Fields Designed To Allow Most INTERNATIONAL Address Entries.
  113. - Prints Labels/Phone/Address Lists By "Customer Type" Code Numbers.
  114. - Sales Tax Code Field - Applies One Of 96 Unique Sets Of Tax Rates.
  115. - BROWSE Finds Records By Partial Name Or Customer ID Number.
  116. - SEARCH Finds Records By Searching Any Field(s) (City, State, Etc)
  117. - UnLimited Customers (Limited Only By 130,000,000 Byte Max File Size).
  118.  
  119. Invoices:
  120. - Allows Custom Listings Of Items With Descriptions.
  121. - May Be Configured To Work With ZERO, ONE, or TWO Sales Tax Fields.
  122. - Sales Tax Can Be Configured To Comply With Most Laws & Regulations.
  123. - Use 1 Primary Sales Tax And Up To 96 Sets Of Secondary Tax Rates.
  124.   (Eg: Primary Tax = State Tax    96 Secondary Taxes = County Taxes)
  125. - Print Multiple Copies Of Invoices (Customer Copy & File Copies).
  126. - Generates Invoice & Customer Numbers Automatically (No Duplicates)
  127. - Prints Accounts Receivable Statements With Matching Mailing Labels.
  128. - Prints A Ledger Of Invoices For Any "Time Period/Customer/Type Code".
  129. - Prints A Ledger Of Invoices With Totals For Accounts Receivable.
  130. - Provides 12 "ReNameable" Sales Cats Plus 2 ReNameable Sales Taxes.
  131. - Provides 10 "ReNameable" Sets Of "Terms & Conditions".
  132. - Handles "Partial" Or "Installment" Payments.
  133. - Invoice Inventory: Pop-Up Scroll Bar Window With Sorted Inventory.
  134. - Allows A Six Line "Heading" For Your Name, Address & Telephone.
  135. - Allows A Six Line Invoice Footer For Messages, Disclaimers, Etc..
  136. - Extensive Use Of "Pop Up Windows" For Easy Use & Simplicity.
  137. - Jump From New Invoice To New Customer (and back) By F5 Hot Key.
  138. - UnLimited Invoices (Limited Only By 130,000,000 Byte Max File Size).
  139.  
  140. Income:
  141. - Prints/Displays Accounts Receivable Ledger & Customer Statements.
  142. - Prints Gross Income Breakdown By Sales Category For Any Time Period.
  143. - Prints Income From Any Invoice/Customer Type Code For Any Time Period.
  144. - Prints Ledger Of "Accounts Paid" For Any Time Period.
  145. - Shows Sales Tax Charged, Tax Collected & Tax UnCollected For Both
  146.   Primary And Secondary Sales Taxes (For Up To 97 Taxing Districts).
  147. - Displays Or Prints Many Reports & Ledgers And Shows Averages.
  148.  
  149. Inventory:
  150. Support Program: Provides Ability To Create/Edit Inventory Data File.
  151. Holds Up To 735 Items. Automatic "% MarkUp" And "Retail Price"
  152. Calculations. Entries Appear In The "Invoice" Screen In A "Pop-Up",
  153. Scroll-Bar-Window For Automatic Data Entry.
  154.  
  155. General:
  156. - ONE Rugged ISAM File Holds ALL Customer & Invoice Data & ALL Indexes
  157. - Handles Data Files To 128 MegaBytes (Approx. 130,000,000 Characters).
  158. - Uses "LZW" File Compression To Produce VERY Compact BackUp Files
  159. - Printed Output May Be Sent To LPT1:, LPT2:, Or To A DISK FILE.
  160. - Print Everything "NOW or LATER": BIG Time Saver With SLOW Printers.
  161. - Word Processing Style Commands For The Majority Of Field Entries.
  162. - Use Partial "NAMES or NUMBERS" For Retrieving Records.
  163. - Find "Strong & Weak" Sales Areas For Any Or All Of Your Customers.
  164. - Find "Strong & Weak" Categories Of Any Product Or Service.
  165. - Unique "BROWSE" Mode For Viewing Customer & Invoice Records.
  166. - Shows System "DATE & TIME" On "Main Menu".
  167. - LABELS: Prints "1 Across" On Dot Matrix, & "3 Across" Sheets On Lasers.
  168.  
  169. INTERNATIONAL FEATURES:
  170. - International Date Settings: MM/DD/YY DD/MM/YY or YY/MM/DD.
  171. - Time Settings: 12 or 24 Hour Clocks.
  172. - International Currency Symbols: Dollar, Pound, Yen, Frank, None, Etc.
  173. - Two International Currency Formats: 1,234.56 or 1.234,56
  174.  
  175. System Requirements:
  176. - PC/XT/AT/286/386/486 - Set "EMM386.EXE" For EMS Memory (If Available)
  177. - MS/DOS VERSION 3.3 OR HIGHER (5.0 or higher recommended)
  178. - Ram Memory - 640k (Requires Minimum Of 450k Of FREE Ram Without EMS)
  179. - Hard Drive Is Required
  180. - Monitor - Mono Or Color - 80 Column
  181. - Set "FILES = 25" Or More (See Your MS/DOS Manual: CONFIG.SYS)
  182. - PRINTERS - Either (or both) of the following types of printers;
  183.  
  184.                             LASER PRINTERS
  185.      Any Hewlett Packard 'PCL' Print Language Compatible Printer
  186.   HP LaserJet III, IIID, IIISi,IIIP, 4M, 4Si, 4SiMx, 4L, 4ML, 4P,4MP
  187.  
  188.                          DOT MATRIX PRINTERS
  189.     IBM ProPrinter, Epson FX, Epson RX, Epson LQnnn, Compatibles.
  190.  
  191. INSTALLATION NOTES: When SST is run from an MS/DOS Command line,
  192. efforts should be made to free up as much of the lower 640k RAM as
  193. possible. SST requires about 450k of Lower RAM without EMS, and only about
  194. 350k with EMS. Though NOT absolutely needed, the best program speed and
  195. performance is with EMS (Extended Memory "EMM386") activated.
  196.  
  197. If possible, SST should be run alone, without any other Memory
  198. Resident programs (such as Screen Savers). If this is not possible,
  199. perform compatibility tests prior to creating "Real" data files.
  200.  
  201. SST is NOT intended for use in a "Shared File" mode of operation. If
  202. used on a Network System, make sure ALL the "\SST" files are accessable
  203. to only ONE (1) user at a time.
  204.  
  205.                             REGISTRATION
  206.  
  207. SOFTWARE SALES TRACKER - Release II (SST) is a "Shareware" software
  208. package.  The term "Shareware" means that we provide you with a copy
  209. of the program for you to "try out" for a short evaluation time. After
  210. a few weeks of use, you are required to either dispose of the program
  211. or send us the purchase price for registration. Extended use without
  212. proper registration violates our rights under International Treaties
  213. and Copyright Laws.
  214.  
  215. WARNING: The "Shareware" versions of this program are, and will
  216. remain, fully functional (it will NOT quit functioning at a certain
  217. point). But any of several safeguards "may" exist to encourage User
  218. Registration and to help detect and expose unauthorized retailing of
  219. any Shareware version of this program.
  220.  
  221. User Support (by Phone, Fax or Letter) is available for anyone who
  222. needs help or information with any of our products (Registered or
  223. Not). Please have the following information whenever you contact us.
  224. Program's Full Name, Version Number, and Serial Number (even if NOT
  225. Registered). All of the above information is shown on the "Main Menu"
  226. screen.
  227.  
  228.           BONUS - SUPPORT FILES INCLUDED WITH REGISTRATION
  229.  
  230. All Users who register will receive the Latest, Greatest, Improved and
  231. Debugged version of this program. Many times, they will also receive
  232. one or more free updates of MAJOR new SST releases (those with BIG
  233. improvements) for up to one year after purchase. They are also kept
  234. advised of our other new programs, and many times are offered special
  235. discounts toward (and free Demos of) those programs.
  236.  
  237. Registered Users also receive several other "SST" SUPPORT PROGRAMS.
  238.  
  239. "SETUP.EXE" will set up SST on your hard drive in the proper manner,
  240. creating the "\SST" sub-directory, and copying all of the SST files to
  241. that directory without over-writing any existing data files from
  242. previous versions or SST. It will also check and adjust (if necessary)
  243. your CONFIG.SYS file for the "FILES=25" (or higher) command. It also
  244. creates a small Batch File in your Root Directory to allow you to run
  245. SST without the need for your operator to move around in your Hard
  246. Drive Sub-Directories (just type SST at your System Screen Prompt when
  247. BootUp is complete).
  248.  
  249. The ISAMIO, ISAMPACK & ISAMREPR (EXE) files are written by Microsoft.
  250. We are licensed by MS to include them with our software. They are used for
  251. SST DATA.FIL Maintenance (Exporting, Packing & Repairing the DATA.FIL).
  252.  
  253. "TOOLS.EXE" let's the registered user do several other very useful tasks
  254. related to manipulating the records in the data file, such as....
  255.  
  256. #1- EXTRACT Invoices from your data file and create assorted "smaller"
  257. data files. This allows "Date Specific" data files to be created which
  258. may hold "Yearly, Semi-Annual, Quarterly or Monthly" data.
  259.  
  260. Another benefit of this feature is that it allows the User to keep
  261. their "current" data file much smaller in size. Smaller file sizes
  262. increase the program's speed during data searches and calculation
  263. routines. This routine can also free up a significant amount of hard
  264. drive disk space.
  265.  
  266. #2- PACK THE ISAM File. When Records are "deleted", they are only
  267. "marked" as being deleted. They are NOT removed from the data file,
  268. and are simply over-written when (and if) you add new records. The
  269. PACK FILE routine will remove all records marked as deleted, and will
  270. readjust the reserved Index Space in the ISAM file. This will usually
  271. reduce the file size.
  272.  
  273. #3- CLEAR the "Last Sale Date" & "Total Amount Spent" fields from all
  274. the Customer Records. Then Recalculate and insert new values for both
  275. of those fields based upon the information found in the Current
  276. Invoice file.
  277.  
  278. This selection also offers the option of "Deleting" Customer Records
  279. which have NO matching Invoice Records in the current Invoice file (No
  280. Last Sale Date and Zero Total Amount Spent). This usually happens when
  281. Invoice Records are either Deleted by an operator, or Extracted to
  282. another file. This is an easy and fast method of eliminating old,
  283. or inactive, customers from your customer mailing list.
  284.  
  285. #4- REPAIR THE DATA FILE. If your data file should become "corrupt",
  286. in many cases this routine can "fix" the file and make it functional
  287. again.
  288.  
  289. Any kind of file can become corrupt by Improper Program Exits (such as
  290. Power Outages would cause), by "Bad Disk Sectors", "Broken File
  291. Chains", "Lost File Clusters", Bad Disk File Allocation Table (FAT),
  292. Hard Disk Crash, and several other reasons.
  293.  
  294. This REPAIR feature alone makes Registration of SST a smart choice for
  295. any person who is serious about keeping accurate business records.
  296.  
  297.                          HOW DO I REGISTER?
  298.  
  299. Print out (and fill out) the enclosed file named "REGISTER.DOC" with
  300. the following Command.... "COPY REGISTER.DOC LPT1:" <...and press
  301. 'Enter'>.
  302.  
  303. The printed output will be a Registration Form. The program price will
  304. be listed on that Form. As all Prices and Features are subject to
  305. periodic changes, you are advised to call or write for the latest
  306. version number and price after April, 1995.
  307.  
  308. When you have filled in the Registration Form, Mail it to us with your
  309. Payment. Make checks payable to "R. KEBER JR." in United States Funds.
  310.  
  311. If you wish to order by credit card, we honor VISA, MASTER CARD,
  312. AMERICAN EXPRESS, DINERS CLUB and CARTE BLANCH. This is the fastest
  313. way to have your order processed and delivered.
  314.  
  315. For credit card and other pre-paid purchases, we can ship "Over Night"
  316. for a small additional shipping charge (USA Only - see Register.Doc).
  317. Our normal method of shipping a pre-paid order within the USA and
  318. Canada is by regular 1st Class Mail. In such cases there is NO
  319. SHIPPING CHARGE, and delivery time is usually just a few days.
  320.  
  321.     (All Prices & Features Are Subject To Change Without Notice)
  322. COPYRIGHT (C) - ROBERT F. KEBER JR. - Produced By: TypeRight Software
  323.  
  324.                       Files included with SST
  325.  
  326. CNFSSTnn.EXE - "Set-Up" SOFTWARE SALES TRACKER To Individual Needs.
  327. DATAFILE.OVL - Data File Template. Sample Invoice/Customer Data.
  328. SST.DOC      - This Instruction Manual
  329. SST.EXE      - Main Program
  330. SST_2.EXE    - Creates/Edits/Sorts "INVNTORY.DAT" Inventory File
  331. REG.DAT      - Registration Data - User's Name & Serial Number.
  332. REGISTER.DOC - Registration Form - Print This When Registering
  333. SCREEN.OVL   - File Containing Program Display Screens (Compressed)
  334.  
  335. -------  Files Shipped With Registered Versions Only ---------
  336.  
  337. CONVERT.EXE  - Convert Old Style SST Files Into a new ISAM Data File.
  338. SETUP.EXE    - Installs SST on Hard Drive & Prints Instruction Manual
  339. TOOLS.EXE    - Data File Utilities and Maintenance.
  340. ISAMREPR.EXE - Microsoft's ISAM File Repair Program.
  341. ISAMPACK.EXE - Microsoft's ISAM File Packing Program.
  342. ISAMIO.EXE   - Microsoft's ISAM Export To ASCII Text File Program.
  343.  
  344. ----------  Files which are created when SST is run ---------------
  345.  
  346. DATA.FIL     - "ISAM" Data File (Indexed Sequential Access Method)
  347. DATA.BAK     - Backup File: Highly Compressed (LZW) Copy Of DATA.FIL
  348. INVNTORY.DAT - Inventory Data File - Maximum of 735 Records
  349. SST.CNF      - Configuration File For SST's Custom Program Settings.
  350. PRINTER.PRN  - "Print To Disk" File Where Printed Output Is Stored.
  351. RUNWHAT.DAT  - Helps Direct SST File "Switching" and "Flow Control".
  352.  
  353.                   SETTING UP SOFTWARE SALES TRACKER
  354.  
  355. SST.EXE has been written in such a manner as to make it very adaptable
  356. to different Tax Laws, User needs, and Hardware Abilities. As a result
  357. there are many features which can be changed (or "Configured").  Most
  358. changes can be made by running the SST program, and then choosing the
  359. "RECONFIGURE" menu selection from the Main Menu.
  360.  
  361. The Reconfigure section of SST has a lot of on screen instructions,
  362. explanations and menus. It will create a new disk file called
  363. "SST.CNF" which will contain a list of all the custom changes you may
  364. have selected. From then on, when SST is run, it will look for
  365. SST.CNF and (if found) will use the list of "settings" inside the
  366. file.
  367.  
  368.                      CONFIGURABLE SST SETTINGS
  369.          CONFIGURE CATEGORY        |        DEFAULT SETTING
  370. ----------------------------------------------------------------------
  371.  
  372. Name Of Invoice Secondary Tax Field: "OTHER TAX" And "<Original>"
  373.  
  374. Secondary Tax On Sale Category #1..: Yes   Percentage Rate: .01
  375. Secondary Tax On Sale Category #2..: Yes   Percentage Rate: .01
  376. Secondary Tax On Sale Category #3..: Yes   Percentage Rate: .01
  377. Secondary Tax On Sale Category #4..: Yes   Percentage Rate: .01
  378. Secondary Tax On Sale Category #5..: Yes   Percentage Rate: .01
  379. Secondary Tax On Sale Category #6..: Yes   Percentage Rate: .01
  380. Secondary Tax On Sale Category #7..: Yes   Percentage Rate: .01
  381. Secondary Tax On Sale Category #8..: Yes   Percentage Rate: .01
  382. Secondary Tax On Sale Category #9..: Yes   Percentage Rate: .01
  383. Secondary Tax On Sale Category #10.: Yes   Percentage Rate: .01
  384. Secondary Tax On Sale Category #11.: Yes   Percentage Rate: .01
  385. Secondary Tax On Sale Category #12.: No    Percentage Rate: 0
  386.  
  387. Name Of Invoice Primary Tax Field..: "SALES TAX"
  388. Primary Tax On Sale Category #1..: Yes   Percentage Rate: .06
  389. Primary Tax On Sale Category #2..: Yes   Percentage Rate: .06
  390. Primary Tax On Sale Category #3..: Yes   Percentage Rate: .06
  391. Primary Tax On Sale Category #4..: Yes   Percentage Rate: .06
  392. Primary Tax On Sale Category #5..: Yes   Percentage Rate: .06
  393. Primary Tax On Sale Category #6..: Yes   Percentage Rate: .06
  394. Primary Tax On Sale Category #7..: Yes   Percentage Rate: .06
  395. Primary Tax On Sale Category #8..: Yes   Percentage Rate: .06
  396. Primary Tax On Sale Category #9..: Yes   Percentage Rate: .06
  397. Primary Tax On Sale Category #10.: Yes   Percentage Rate: .06
  398. Primary Tax On Sale Category #11.: Yes   Percentage Rate: .06
  399. Primary Tax On Sale Category #12.: No    Percentage Rate: 0
  400. Primary Tax On Secondary Tax.....: No    Percentage Rate: 0
  401.  
  402. Page Headings (Graphics/Text)....: Use Non-Graphic Characters
  403. Use SST-II Letterhead............: Yes
  404. Use Pre-Printed Stationery.......: No
  405. Use "Window" Mailing Envelopes...: No
  406. Center Invoice's 5 COMMENT Lines.: No
  407. Last Printed Line Of Invoice.....: "Sales Rep:___ Customer Rep:___"
  408. Print Customer Phone On Invoices.: Yes
  409.  
  410. Starting Invoice Number..........: 10,000    (Options: 3 to 9,000,000)
  411. Starting Customer Number.........: 15,000    (Options: 3 to 9,000,000)
  412.  
  413. Copies Of Printed Invoices.......: 1
  414. Printed Output Sent To...........: LPT1: (Options: LPT2: or DISK FILES)
  415.  
  416. Sales Category #1 Is Called......: "Program #1"
  417. Sales Category #2 Is Called......: "Program #2"
  418. Sales Category #3 Is Called......: "Program #3"
  419. Sales Category #4 Is Called......: "Program #4"
  420. Sales Category #5 Is Called......: "Program #5"
  421. Sales Category #6 Is Called......: "Program #6"
  422. Sales Category #7 Is Called......: "Demo Disk"
  423. Sales Category #8 Is Called......: "Accessories"
  424. Sales Category #9 Is Called......: "Misc."
  425. Sales Category #10 Is Called.....: "Discount"
  426. Sales Category #11 Is Called.....: "Hourly Fee"
  427. Sales Category #12 Is Called.....: "Shipping"
  428.  
  429. Payment Terms #1 Is Set To.......: "PAID - CASH"
  430. Payment Terms #2 Is Set To.......: "PAID - CHECK"
  431. Payment Terms #3 Is Set To.......: "PAID - CREDIT CARD"
  432. Payment Terms #4 Is Set To.......: "PREPAID ORDER"
  433. Payment Terms #5 Is Set To.......: "COLLECT ON DELIVERY"
  434. Payment Terms #6 Is Set To.......: "NET CASH - 10 DAYS"
  435. Payment Terms #7 Is Set To.......: "NET CASH - 15 DAYS"
  436. Payment Terms #8 Is Set To.......: "NET CASH - 30 DAYS"
  437. Payment Terms #9 Is Set To.......: "DUE ON RECEIPT"
  438. Payment Terms #10 Is Set To......: "SPECIAL PRE-ARRANGEMENT"
  439.  
  440. Heading Text - Line #1...........: "YOUR COMPANY'S NAME & ADDRESS"
  441. Heading Text - Line #2...........: "To Insert Your Own Data"
  442. Heading Text - Line #3...........: "In These 6 Lines Of Text,"
  443. Heading Text - Line #4...........: "Use The RECONFIGURE Selection"
  444. Heading Text - Line #5...........: "On The Main Menu. Then On Next"
  445. Heading Text - Line #6...........: "Menu, Use 'Header Information."
  446.  
  447. Footer Text - Line #1............: "THANK YOU FOR YOUR BUSINESS"
  448. Footer Text - Line #2............: "To Insert Your Own Data"
  449. Footer Text - Line #3............: "In These 6 Lines Of Text,"
  450. Footer Text - Line #4............: "Use The RECONFIGURE Selection"
  451. Footer Text - Line #5............: "On The Main Menu. Then On Next"
  452. Footer Text - Line #6............: "Menu, Use 'Footer Information."
  453.  
  454. International Dates..............: MM/DD/YY (Optn: DD/MM/YY  YY/MM/DD)
  455. International Times..............: 12 Hour Clock (Optn: 24 Hour Clock)
  456. International Money Symbols......: $ (Optn: Pound,Frank,Yen,None,etc.)
  457. International Fraction Designator: . ("." = 1,234.56   "," = 1.234,56)
  458.  
  459. Any (or all) of the above items (and a few "Sub-Items") may be changed
  460. as often as you like. You may use "RECONFIGURE" over and over, as it
  461. will simply "Read" and then "Re-Write" the "SST.CNF" file.
  462.                           PROGRAM SECURITY
  463.  
  464. It may take some time and experimentation to finally get SST set up
  465. exactly the way you want it to be for all your needs. But other Users
  466. can reset and change those same settings without your knowledge. Also,
  467. if someone should delete the file called SST.CNF, all of your settings
  468. will be gone, and the program will reset to it's default settings.
  469.  
  470. As a precaution against this, we suggest that you set up the program
  471. configuration as "you" want the program to operate. Then make (and
  472. keep on file) a printout of the configured settings. There is a menu
  473. choice for printing a list of these settings on the ReConfigure
  474. Program Menu. You will find those printouts VERY helpful the next time
  475. you need to check the settings or reconfigure the program (for an
  476. updated version) again.
  477.  
  478. As another precaution, make a backup copy of the file named "SST.CNF"
  479. which contains all of your SST reconfigure settings.
  480.  
  481.                  SETTING UP SST ON YOUR HARD DRIVE
  482.  
  483. SST is NOT copy-protected and has no elaborate schemes to prevent
  484. copies from easily being made. Though Registration only entitles you
  485. to use one (1) working copy of SST for each registration fee, backup
  486. copies can be made by any of the normal DOS/MS-DOS "Copy" or "Disk
  487. Copy" commands.
  488.  
  489. All of the SST files are "matched" to each other by version number.
  490. They MUST ALL BE from THE SAME VERSION or the program will not work
  491. properly.
  492.  
  493. The best and easiest method (always) to "Set-Up" or "Update" SST is to
  494. run the (Registered Only) SST Program called "SETUP.EXE".
  495.  
  496. "INSTALL.EXE" will NOT erase or delete any of your existing SST data
  497. files, but will replace all of the other SST files. If installation is
  498. on a Hard Drive, "INSTALL" will simply check to see if a Sub Directory
  499. called "\SST" already exists on that drive. If it does, it will warn
  500. you and then give the option to "Quit" or "Continue" operation.
  501.  
  502. If this is a brand new installation (you have never used this program
  503. before) and you get the warning that "\SST" already exists, then QUIT
  504. the install program and find out what files are already in the sub-
  505. directory called "\SST" on your hard drive. You may then have to make
  506. adjustments to avoid confliction problems between SST and whatever
  507. files are already present in that sub-directory.
  508.  
  509. In the case of an "Update" installation, "\SST" WILL already exist from
  510. the previous installation, and you will "Be Warned".  Enter a "C" to
  511. "Continue" Installation. SETUP.EXE will then "peek" into the target
  512. Drive and Sub-Directory, and then do whatever is necessary to avoid
  513. "over-writing" your existing DATA.FIL, INVNTORY.DAT, or SST.CNF files.
  514.  
  515. It will also create another file called "SST.BAT", which it will store
  516. in the ROOT Directory. This file is created for those Users who may
  517. not know their way around a Hard Drive too well. Simply typing "SST"
  518. from anywhere in the system will automatically switch to the "\SST" sub
  519. directory and run "SST.EXE" for the operator.
  520. SETUP.EXE will also check to see if there is a "Boot-Up" file called
  521. "CONFIG.SYS" on the target drive. If CONFIG.SYS does NOT already
  522. exist, then INSTALL will create such a file for the operator.  The
  523. "CONFIG.SYS" file will only contain one very important command...
  524.  
  525.                              "FILES=25"
  526.  
  527. If there already is a "CONFIG.SYS" file, then "SETUP.EXE" will
  528. examine it's contents. If a "FILES=" command to does NOT exist, it
  529. will be inserted into the file.
  530.  
  531. If the "FILES=" command DOES EXIST, it will be examined and reset (if
  532. necessary) to a minimum of "25" files. This command is what determines
  533. the maximum number of disk files that the computer may "Open" (access)
  534. at one time. On most systems, the default setting is only for "8"
  535. files.
  536.  
  537. It is "VERY IMPORTANT" for the "FILES=25" command to be set to at
  538. least 25 or more files or SST will run into a "Brick Wall" as it tries
  539. to create, open or access "one" file too many.
  540.  
  541. The same is true for many (lots & lots) of other programs as well.  So
  542. it's not a bad idea to set this to "25" files, and never change it
  543. again (unless another program tells you to increase it to an even
  544. higher number).  The "FILES=" command is one where "Too much won't
  545. hurt, but too little will" (within reason).
  546.  
  547.                           GETTING STARTED
  548.  
  549. Once you have gotten all the SST files installed, all that is
  550. necessary to RUN SST is to BOOTUP and Enter the command.....
  551.                        SST  <and press enter>
  552.  
  553. SST will then load into memory. If this is a brand new installation,
  554. there will be no data file ("DATA.FIL") for the program to access. So
  555. you will be asked if you wish to use the "SAMPLE" data to try out the
  556. program.
  557.  
  558. If you answer "Y" (for yes) then SST will create a data file called
  559. "DATA.FIL", and the file will contain SAMPLE Customer & Invoice
  560. records.
  561.  
  562. If you answer "N" (for no), SST will create the same data file
  563. (DATA.FIL), but it will contain NO sample records (it will be an EMPTY
  564. file). Such a file is ready to start accepting "FOR REAL" data from
  565. you, about your real customers and their billing transactions with
  566. your firm.
  567.  
  568. Once a data file has been established, SST will then present you with
  569. the "Main Menu" screen.
  570.  
  571. The sample data files have been included to make things a bit easier
  572. for you if you just want to "try out" this program. They will save you
  573. the trouble of entering your own data just to see just what SST can
  574. do, like printing various reports, performing calculations, and many
  575. other things. They also demonstrate many things which might otherwise
  576. never occur to you (such as alternative uses for various data fields,
  577. features which are NOT immediately obvious, and so on).
  578. Feel free to play around with these sample files, and "get a feeling"
  579. for how the program works. That's the easiest and fastest way to learn
  580. (most fun way too).
  581.  
  582. Run through all the different Menus and features, and try everything.
  583. Find records, add new records, edit records, delete records. Print out
  584. some labels, directories, statements, reports and invoices. Make all
  585. of your mistakes with the sample data files and learn while using
  586. "them" instead of your "Real" data. Try Re-Naming the Sales Categories
  587. and "Terms & Conditions" to settings which will apply best to your
  588. individual type of business and software.
  589.  
  590. Selecting Sales Category Names is perhaps the most important step in
  591. setting up SST for your own use. A LOT of thought should be given to the
  592. Names BEFORE you begin to enter your own "for real" data.
  593.  
  594. It is usually NOT a good idea to name each Sales Category as a SINGLE
  595. PRODUCT's Name. Instead, think BIG.., and leave yourself room for future
  596. expansion.
  597.  
  598. Example: Instead of naming Sales Cat #1 as "MY PROGRAM1" and Sales Cat #2
  599. as "MY PROGRAM2", etc., why not name Sales Cat #1 as "SOFTWARE", especially
  600. if you currently produce just a few programs.
  601.  
  602. If you produce a multitude of different kinds of programs, take a lesson
  603. from most BBSs and name your Sale Cat #s as Categories such as "GAMES,
  604. INVOICES, BUSINESS, HOME USE, ADDRESSES, LABELS, UTILITIES", and so on.
  605.  
  606. For tracking sales of individual program names, create a "Program Type
  607. Code" numbering system (issue each individual program it's own ID Code #)
  608. which you can then place into BOTH the Customer Address Record (in the
  609. "Customer Type Code Number" Field), and in the Invoice (in the "Invoice
  610. Type Code Number" field).
  611.  
  612.  
  613.                      REDIRECTING PRINTED OUTPUT
  614.  
  615. SST allows you to send any or all of your "Printed Output" to any of
  616. three destinations; Line Printer #1 (LPT1:), Line Printer #2 (LPT2:)
  617. or to a disk file named "PRINTER.PRN".
  618.  
  619. With this system, you can have a Laser Printer on LPT1: and a Dot
  620. Matrix Printer on LPT2: (or vice versa), or you can have one single
  621. printer (of either type) connected to either of the two LPTn: printer
  622. ports.
  623.  
  624. When set to "Disk File", everything normally sent to your printer will
  625. be sent (at top speed) to a disk file named "PRINTER.PRN" instead.
  626.  
  627. You may "ReDirect" the "Printed Output" from either the SST PRINT MENU
  628. or from the RECONFIGURE MENU (the Printed Output selections).
  629.  
  630. If you have a SLOW PRINTER, and don't want to spend a lot of time "waiting
  631. around" for your printer to slowly print each and every page, then set the
  632. printed output to go to the DISK FILE (named PRINTER.PRN).
  633. Or if you have a LOT of information to print, set SST for DISK FILE output.
  634. When set to DISK FILE, SST will perform ALL printing operations extremely
  635. fast (sometimes so fast that literally, "If you blink..., you'll miss it").
  636.  
  637. Then, when finished with your SST work session, press the "F10" Key to
  638. exit SST. Before exiting, SST will ask if you wish to print "PRINTER.PRN"
  639. (the disk file which contains all of your printed output). If you answer
  640. "Yes", printing will begin immediately.
  641.  
  642. But before you answer "Yes", make sure that your printer is completely
  643. "ready to go". Make sure it is "On Line", has plenty of paper, and is
  644. "Electronically" set for the "Top Of Page" position. Once activated,
  645. printing will continue non-stop until ALL of the data in PRINTER.PRN
  646. has been printed.
  647.  
  648. If you decide to exit SST without doing the printing, SST will then ask if
  649. you wish to DELETE the PRINTER.PRN file. If you answer "No", the print file
  650. will be left unchanged. If "Yes", the file will be deleted.
  651.  
  652. Every time you start up SST with the "Print To Disk" option in effect, SST
  653. will look for the PRINTER.PRN disk file. If it finds the file on your disk,
  654. SST gives you the option of "Appending" (adding new output to the end of
  655. the existing file), or "Over-Writing" the file.
  656.  
  657. Over-Writing the file will KILL all of the old printed output, replacing it
  658. with any newer printing you may produce (be VERY careful with this).
  659.  
  660. If you are not sure about what is stored inside of the "PRINTER.PRN" print
  661. file, you can "Read" that file using any text editing program (or Word
  662. Processor). Or, if you don't have a text editor program, you can read it by
  663. entering the MS/DOS Command "TYPE PRINTER.PRN" (but have your "Trigger
  664. Finger" on the "Pause" key to keep the text from scrolling out of sight).
  665.  
  666. LABELS: We suggest that you DO NOT print any mailing labels while in
  667. the "Print To Disk" mode, unless "Labels" are the ONLY thing you will
  668. be printing in this particular work session. The reason for this is
  669. because none of the label printing routines end with a "FormFeed".
  670.  
  671. Therefore, Label printing DOES NOT set up the paper to the next "Top Of
  672. Page" for any other printing which will follow the printing of labels. As a
  673. result, any printing which occurs AFTER you have printed one or more labels
  674. WILL NOT be centered properly on the successive pages (from top to bottom).
  675. TIME SAVER: You may use the MS/DOS program named "PRINT.COM" to print
  676. PRINTER.PRN (see your MS/DOS manual - PRINT.COM).
  677.  
  678. Using PRINT.COM will print PRINTER.PRN in the "BACKGROUND" (in a Multi-
  679. Tasking mode), allowing you to use your computer for other (non
  680. printing) tasks at the same time as PRINTER.PRN is being printed.
  681.  
  682. But be aware that PRINT.COM is a "Memory Resident" program, and it
  683. stays partially loaded in your RAM Memory after it has been run. As
  684. SST needs an absolute minimum of 425k of FREE RAM to run, you may have
  685. to "ReBoot" your computer to get rid of PRINT.COM, freeing up RAM
  686. Memory, to run SST again.
  687.  
  688. If you wish, you may view or edit the "PRINTER.PRN" file with most
  689. word processors or text editors, as it is only an ASCII TEXT file with
  690. a few Printer Control Codes embedded in the text.
  691.  
  692. But if you edit this file, be cautious about adding or deleting lines
  693. or linespaces in the file (unless you delete whole pages of printed
  694. data).
  695.  
  696. In general, if you Add a new line on a page, you should also Delete a
  697. line from somewhere else on the same page. The number of lines per
  698. page should remain constant. Changing the number of printed lines per
  699. page can "mess up" the linespacing on ALL of the following pages of
  700. print, especially if you are using the "Simulated Formfeed"
  701. ReConfigure option.
  702.  
  703.                           PRINTING MAILING LABELS
  704.  
  705. GPP automatically switchs back and forth to different kinds of gummed
  706. labels as you switch back and forth from DOT MATRIX and LASER printers.
  707.  
  708. When printing with a DOT MATRIX printer, use the "ONE ACROSS" box or roll
  709. of gummed labels (15/16" deep by at least 3" wide).
  710.  
  711. When printing with a LASER PRINTER, use the "THREE ACROSS" sheets of
  712. gummed labels (1" x 2 5/8" size - Example: Avery Dennison #5160).
  713.  
  714. GPP will NOT print in "TWO or THREE ACROSS" mode with a DOT MATRIX printer,
  715. and will NOT print in "ONE or TWO ACROSS" mode with a LASER PRINTER.
  716.  
  717.  
  718.                       NEGATIVE DATA ENTRIES
  719.  
  720. To enter a "Discount" (or any other kind of number which is meant to
  721. be subtracted), the value must be entered as a NEGATIVE NUMBER.....
  722. (Example: -26.54 ...dash + the number).
  723.  
  724. While on this subject of Negative Entries, some of our users have
  725. expressed confusion about how to go about eliminating Invoices which
  726. were entered in error, or which are "UnCollectable". Some have
  727. compounded the error by adding yet another New Invoice (identical to
  728. the original), but with ALL Negative Entries, to "off-set" the
  729. original Invoice's values. Such a practice will only help to create a
  730. large "Can Of Worms" and produce some very confusing printed reports.
  731.  
  732. Instead, if the values on the Invoice in question have not yet
  733. appeared in any reports sent to your Bookkeeper, Accountant or
  734. Government, then simply DELETE IT (as if it never was entered in the
  735. first place).
  736.  
  737. But if the error was found AFTER your Bookkeeper or Accountant did
  738. your books (or after you paid the Sales Tax on the invoice), then
  739. print out a couple of copies of the Incorrect Invoice, and then delete
  740. that Invoice from the SST Invoice file. Take the printed Invoices and
  741. mark each copy as "VOID". Put one copy into your paper file for record
  742. keeping, and give the other copy to your Accountant the next time
  743. He/She does your books. It will then be deducted (in your books) from
  744. your reported income for the next new accounting time period (almost
  745. like a "Refund").
  746.  
  747.                          PARTIAL PAYMENTS
  748.  
  749. Partial Payments (or Credits) can be applied to invoices during
  750. Invoice Editing when the "Paid In Full" field is left without an
  751. entered date. If the "Paid In Full" field is left without an entered
  752. date (left UnPaid), you will be offered a chance to enter a "Partial
  753. Payment" toward the end of the Invoice Editing process.
  754.  
  755. Partial Payments should be entered as normal (positive) numbers (NOT
  756. Negative numbers) as the program will automatically perform all
  757. required mathematics.
  758.  
  759. When a "Partial Payment" entry is made, some new figures will be
  760. displayed "On Screen" which will show the "Last Payment Amount", the
  761. "Last Payment Date", The "Total Amount Of Payments Received"
  762. (Credits), and the "UnPaid Balance" due on that invoice.
  763.  
  764. These same "Partial Payment" figures will then appear at many other
  765. places throughout the program as this same invoice is accessed by
  766. other routines.
  767.  
  768. "Accounts Receivable" screens and printed reports, "Invoice" screens
  769. and printouts, printed "Customer Statements", and "Sales Income"
  770. screens and reports will all reflect the amounts and the changes made
  771. by any and all of the partial payments.
  772.  
  773. If you use the "RE-BILL" routine, then all "Partial Payments" and
  774. "UnPaid Balances" will be IGNORED and set to zero as newer invoices
  775. are created. In other words, the OLD "Invoice Total" will be the NEW
  776. "Balance Due" in the newly created invoices.
  777.  
  778. When the final "Payment" is entered and the "Balance Due" becomes zero
  779. (or less than zero - no "Credit Balance"), a window will appear asking
  780. if you wish to "Mark This Invoice As Paid In Full". If "YES", then ALL
  781. "Partial Payment" and "Balance Due" fields will be reset to zero, and
  782. the invoice will be marked as "Paid In Full" using "Today's Date".
  783.  
  784. If you manually enter a date into the "Paid In Full" field when there
  785. is still a "Partial Balance Due", another window will appear asking if
  786. you wish to "clear" all partial payment entries. If "YES", then ALL
  787. "Partial Payment" and "Balance Due" fields will be reset to zero, and
  788. the invoice will be marked as "Paid In Full" using the date which you
  789. entered.
  790.  
  791. At  the  current time, SST will NOT keep track of "Multiple  Payments"
  792. and payment dates (beyond the last payment). It simply keeps track of
  793. the Total Paid, Total UnPaid, and Balance Due for each invoice.
  794. Extensive tracking of Multiple  Payments  (Dates,  Amounts and Check
  795. Numbers)  can  be  performed manually in a "Hard Copy" (printed on
  796. paper) Accounts Receivable File.
  797.  
  798.           *************** IMPORTANT READING **************
  799.  
  800. IMPORTANT: When you are ready to erase the "SAMPLE" data files and
  801. begin entering "Real" data... DO NOT just "Delete" every sample record
  802. inside of each file.
  803.  
  804. To COMPLETELY ERASE THE DATA, select the "RECONFIGURE" selection from
  805. the Main Menu. Once "Reconfigure" is loaded, there is a menu selection
  806. for ERASING the DATA file on the Configuration Menu which make this
  807. task simple and fast.
  808.  
  809. Once you have ERASED the sample data files, when SST.EXE is run again,
  810. it will (once again) ask if you want to use the "SAMPLE" data files.
  811. Answer "N" (for NO). By doing this, SST will create a brand new (and
  812. empty) data file for you to begin entering your own "For Real" Invoice
  813. & Customer data.
  814.  
  815.                          PRINTING TROUBLES
  816.  
  817. If you find you are having trouble with "printing" any of the various
  818. "print" items, look farther into this text for a heading of "TROUBLE"
  819. and "PROBLEMS" for suggestions on what to check for.
  820.  
  821.                     DATA ENTRY & CURSOR CONTROLS
  822.                   FIELD EDITING -- CURSOR MOVEMENT
  823.  
  824. The following page or so describes the methods used in SST to enter
  825. data into "Fields".  "Field" is just another word for a "Blank Space"
  826. to be filled in with information. Example: "NAME:____(field)_______".
  827.  
  828. We suggest that you take the time to at least glance through this
  829. information, as most of it has been put there to make life (and SST)
  830. easier for you.  Some of it will describe "Short-Cut" methods of
  831. entering data, while some of the others will answer some questions
  832. before you even think to ask them.
  833.  
  834. INSERT KEY: Toggles between "Insert" & "Overwrite" of characters.
  835.             Cursor changes shape for each mode.
  836. DELETE KEY: Deletes character at cursor position.
  837. BACKSPACE.: Deletes character to left of cursor position.
  838.  
  839. LEFT ARROW.: Move cursor left one space.
  840. RIGHT ARROW: Move cursor right one space.
  841. UP ARROW...: Jump To Previous Field.
  842. DOWN ARROW.: Jump To Next Field.
  843. ENTER KEY..: Jump To Next Field
  844. RETURN KEY.: Jump To Next Field
  845. TAB KEY....: Jump To Next Field
  846. CTRL LEFT..: Move cursor left one word.
  847. CTRL RIGHT.: Move cursor right one word.
  848.  
  849. HOME KEY...: Move cursor to beginning of field.
  850. END KEY....: Move cursor to end of field entry.
  851. CTRL END...: Delete field entry from cursor position to end.
  852.  
  853. PAGE UP....: Jump to top field.
  854. PAGE DOWN..: Jump to bottom field.
  855.  
  856. F-1 KEY....: Exit "Current Routine" and return to the previous menu.
  857. F-5 KEY....: Varied purposes. Watch Bottom Center of Display Screens.
  858. F-10 KEY...: Exit from the SST program.
  859.  
  860. YES/NO QUESTIONS:
  861. In the majority of cases, when SST asks a question to be answered by a
  862. "Y" or "N", pressing the "Enter" key is the same as entering a "Y"
  863. (for Yes).
  864.  
  865. But there are a few places where the reverse is true (Enter = "N"), and
  866. still a few other places where you MUST press a "Y" or "N", and the
  867. "Enter" key won't be accepted. It sounds confusing, but (believe it or
  868. not) it works well and makes good sense in practice. However, when in
  869. doubt, just press the "Y or N" keys.
  870.  
  871. DATE & TIME FIELDS:
  872. If you find that the "TIME & DATE" displays are NOT accurate, then the
  873. problem is NOT with SST. The problem is that "YOUR" Computer System's
  874. "Clock & Calendar" are not properly set. The "Reconfigure" program has a
  875. menu selection to reset your System time and date to current settings.
  876.  
  877. TIMES: The Reconfigure Program offers either "12" or "24" Hour Clocks.
  878.  
  879. DATES: The Default Date format is: MM/DD/YY. Other International Date
  880. Formats of DD/MM/YY or YY/MM/DD may be set from the Reconfigure Menu.
  881.  
  882. If you use any Date Format other than the default (USA) setting, SST will
  883. expect you to already have your Computer System's "COUNTRY" setting set to
  884. the appropriate country for the Date Format which you selected.
  885.  
  886. For example: If you select the United Kingdom's date format of
  887. "DD/MM/YY", then SST expects that you already have a command line of
  888. "COUNTRY=044" in your CONFIG.SYS file. See your MS/DOS Manual for more
  889. information on setting "COUNTRY" settings.
  890.  
  891. If you DO NOT have the "Country" set correctly, you will produce a Warning
  892. Error when SST tries to reset your System Date with a date format which is
  893. different from the one which was set when you Booted Up your machine. In
  894. such cases, the System Date & Time WILL NOT be reset, but the Date/Time
  895. FORMAT which you selected WILL BE accepted for SST use.
  896.  
  897. Anywhere in SST where you enter a date, it will always be checked for
  898. validity. If the date is invalid, a "Warning Window" will appear on
  899. screen, and the date will not be accepted.
  900.  
  901. INVOICE DATE FIELD: To enter "Today's Date" (System Date) in this field,
  902. just "exit" from this field by ANY method WITHOUT entering any kind of date
  903. entry (Depress ENTER, TAB, UpDn, PgUp, PgDn, F5 Key, etc.).
  904.  
  905. PAID DATE: To mark an Invoice as "Unpaid" (or NOT completely paid),
  906. don't enter anything in this field. You accomplish this by just
  907. pressing the "Enter" (or cursor) keys. When marked as "Unpaid", the
  908. field should show MM/DD/YY, DD/MM/YY or YY/MM/DD. Nothing should be
  909. entered into this field until the very last cent of the Invoice Total
  910. has been received (DO NOT enter any date here for Partial Payments).
  911.  
  912. To mark the "Paid Field" as "Paid" using "Today's Date", just press
  913. the "F5 Key" (watch the bottom center of the screen).
  914.  
  915. The OLDEST date SST can handle is January 2, 1950 The NEWEST date SST
  916. can handle is December 31, 2049. The "Missing Day" (Jan. 1, 1950) is
  917. reserved for special SST program use.
  918.  
  919. This effectively gives SST a 100 year date range.
  920.  
  921. When making CORRECTIONS in a date field, it is usually best to use your
  922. BACKSPACE and DELETE THE ENTIRE DATE. Then re-enter the correct date in
  923. it's entirety, once again.
  924.  
  925. SEARCH KEYS:
  926. When SST asks you to enter some information to search for a particular
  927. record, if asking for an ID Number, for the best results try to enter
  928. the entire number (not just part of it).
  929.  
  930. If asking for a Customer's Name, for the best results only enter the
  931. first few characters of the last name (about 4 or 5 characters). This
  932. is usually enough to locate most names easily (first names should NOT
  933. be used).
  934.  
  935. However, in some cases it would be easier to type in some extra
  936. characters to speed up the customer search. Example: If looking for
  937. "SMITHERS" (and you know you have a fair number of "SMITH"s in the
  938. file), to avoid wading through ALL of the "Close Match" records you
  939. might enter "SMITHE" instead of "SMI" as your search "key".
  940.  
  941. If SST is unable to find any record which matches the "Search Key"
  942. information which you provided, an "on screen" message will appear
  943. saying so. You then have the option of trying again.
  944.  
  945. But in some cases, if an "Exact Match" is not found, SST will present
  946. the "Next Closest Match" for your inspection, and it will then ask if
  947. that record is correct (as in the "Browse" mode).
  948.  
  949.                     "CUSTOMER DATA ENTRY" SCREEN
  950.                    ===============================
  951.  
  952. We refer to these address records as "Customers" because in MOST cases they
  953. WILL contain the name and address of someone who sent some cash your way
  954. (hopefully) in exchange for one or more of your products.
  955.  
  956. But SST also allows you to store Names & Address of NON-CUSTOMERS such as
  957. Catalog and Compact Disk Distributors in this address list. This is allowed
  958. so that you can easily print mailing labels to those kind'a folks, even
  959. though most of them may never spend a penney buying your products.
  960.  
  961. The various and different groups of these "Types" of customers can be
  962. identified via the numeric code you assign to them and insert into the
  963. "Customer Type" field.
  964.  
  965.  
  966.            "LAST SALE DATE" & "TOTAL AMOUNT SPENT" FIELDS
  967.  
  968. These two fields are located on the "Customer Data Entry Screen". They
  969. are "calculated", "filled in" and "maintained" automatically by SST.
  970. They cannot be changed or edited by an operator.
  971.  
  972. As you enter "New" invoices (or Edit or Delete existing Invoices),
  973. these fields will be updated with the new data automatically.
  974.  
  975. You can always determine if you can change a field entry by the color
  976. of the text in the field. A "White" field entry MAY NOT be directly
  977. edited, while a "Yellow" field entry CAN be easily changed at anytime.
  978.  
  979. The SST "Support Program" called "TOOL.EXE" offers the capability of
  980. "Clearing & Recalculating" the "Last Sale Date" & "Total Amount Spent"
  981. fields in each customer record. The new data placed into these fields
  982. will be based upon the Data in the Invoice Records currently in the
  983. file. TOOL.EXE is only provided with "Registered" versions of SST.
  984.  
  985. Also offers an option to DELETE customers without any matching
  986. invoices.
  987.                          TWO "NAME" FIELDS
  988.  
  989. SST provides two "Name" fields for entries. The Last/Business name
  990. field contains 30 characters, and the First name field contains 20
  991. characters. Combined together, the two fields total a maximum of 50
  992. characters for names.
  993.  
  994. For reasons of spacing on paper and labels, only the first 30
  995. characters of the combined two name fields will be printed on many SST
  996. printouts.  For this reason, we suggest that you keep all "First Name"
  997. field entries as reasonably short as possible.
  998.  
  999.                     NAMES & ID NUMBERS AS "KEYS"
  1000.  
  1001. After a "Customer" or an "Invoice" have been assigned an "ID number", and
  1002. the record is saved to a disk file, the ID Numbers and Names are "Keyed" to
  1003. each other (they are permanently "MATCHED" to each other).
  1004.  
  1005. Once a customer record is created, you can then produce invoices charged to
  1006. that customer record. Each Invoice contains a copy of the Customer ID Number
  1007. and the Customer First & Last Name. If, at a later time, you edit and change
  1008. the name in the Customer Record (for spelling corrections), only the new
  1009. invoices will show the changes in the name. Older Invoices will still have
  1010. the old name, unless you edit and re-save each of the older invoices.
  1011.  
  1012. CAUTION: Older versions of this program did NOT allow ANY editing of the
  1013. customer name fields. But due to many requests from our Users, we have
  1014. eliminated this restraint. But this new ability is meant ONLY for spelling
  1015. corrections and other minor name changes. Do NOT go changing "SMITH" to
  1016. "JONES", as the Customer ID Numbers will then be duplicated for BOTH of
  1017. those accounts on the Invoices. This might cause confusion on some printed
  1018. lists and Customer Statements.
  1019.  
  1020. A quick way to know which fields can be edited is to look at the color
  1021. of the print in the fields. Yellow text CAN be edited, while White text
  1022. may NOT be edited. Data in the White fields is usually "calculated".
  1023.  
  1024. The "ATTN OF:" field can be used for "Attention Of" information, or it can
  1025. be used as part of a two line street address. If this field is left empty,
  1026. it will NOT be printed as a "blank" line in your printed addresses, as the
  1027. fields normally printed below this line will move up to fill it's place.
  1028.  
  1029. For International Users there is a special invisible feature combined into
  1030. the "City" and "State" fields. If your equivalent abbreviation for "STATE"
  1031. is MORE than 3 characters then do the following. Try to fit your "STATE"
  1032. abbreviation into the same field as your City, and enter NOTHING into the
  1033. "State" field.
  1034.  
  1035. Example: "City Or Town: KANGAROO TOWN, NSWL". If this is done (and nothing
  1036. is put into the "State" field), the program will NOT put a Comma (",")
  1037. after the "City/Town" line, will ignore the "State" field, and will simply
  1038. attach your Zip Code to the end of the printed line. Your printed output
  1039. will look like "KANGAROO TOWN, NSWL 1234".
  1040.  
  1041.                   "CUSTOMER TYPE CODE NUMBER" FIELD
  1042.  
  1043. This field is meant to be used to identify the "Category, Group, or Type"
  1044. of Customer that this record is. You can create and use any numbering code
  1045. which suits your needs.
  1046.  
  1047. SST Customer records are meant to be used as a "Software Related" Address
  1048. data base for keeping track of both customers and distributors (who may NOT
  1049. be paying customers). By setting up a code numbering system, you can then
  1050. print mailing labels, address lists and telephone books for any individual
  1051. code number you desire.
  1052.  
  1053. The following is a sample set of codes to show you what we mean...
  1054.  
  1055.          Codes For "Non Customers" and/or "Disk Mailout Addresses"
  1056.  
  1057. 100 - DISTRIBUTOR - CATALOG
  1058. 200 - DISTRIBUTOR - COMPACT DISKS
  1059. 300 - DISTRIBUTOR - BBS
  1060. 400 - DISTRIBUTOR - USER GROUP
  1061. 500 - DISTRIBUTOR - RETAIL SOFTWARE STORE
  1062. 600 - DISTRIBUTOR - COMPUTER DEALERSHIP
  1063. 700 - DISTRIBUTOR - MISC.
  1064. 800 - (Reserved)
  1065. 900 - DEMONSTRATOR DISK (Prospective Customer Was Sent UnRegistered Demo)
  1066.  
  1067.       Note: "We" charge $8.00 for Shipping & Handling when we send out demo
  1068.       disks of any of our programs. This helps us recover our expenses for
  1069.       disk mailers, floppy disks, shipping labels, disk labels, stationary,
  1070.       postage charges, and the labor costs for putting it all together.
  1071.  
  1072.       In such cases, we use the "900" code on BOTH of our Customer and
  1073.       Invoice Records. This allows us to see how much business comes from
  1074.       these "Demo Fees".
  1075.  
  1076.  
  1077.       Codes For Assorted Software Programs You Produce And Sell
  1078.  
  1079. 1000 - "MY HOME ADDRESS PROGRAM"
  1080. 2000 - "MY OFFICE ADDRESS PROGRAM"
  1081. 3000 - "MY BULK MAILING PROGRAM"
  1082. 4000 - "MY INVOICE PROGRAM"
  1083. 5000 - "MY UTILITY PROGRAM #1"
  1084. 5100 - "MY UTILITY PROGRAM #2"
  1085. 5200 - "MY UTILITY PROGRAM #3"
  1086. 6000 - "MY LABEL MAKING PROGRAM"
  1087.  
  1088.       These Are ID Codes For Individual Program Names. Set up any kind
  1089.       of numeric code system for your own software which suites you. Then,
  1090.       when you sell a copy of one of those programs to a Registered User,
  1091.       put that program's code number into BOTH the Customer & Invoice
  1092.       Records in the "Type" fields.
  1093.  
  1094.              Default SST PROGRAM's Sales Category Names
  1095.  
  1096. Sales Cat #1 = ADDRESS SW
  1097. Sales Cat #2 = INVOICE SW
  1098. Sales Cat #3 = LABEL SW
  1099. Sales Cat #4 = UTILITY SW
  1100. Sales Cat #5 = MISC SW
  1101. Sales Cat #6 = RESERVED
  1102. Sales Cat #7 = RESERVED
  1103. Sales Cat #8 = MISC.
  1104. Sales Cat #9 = DEMO SW FEE
  1105. Sales Cat #10 = DISCOUNTS
  1106.  
  1107. What ever kind of code system you decide to use, put the same code number
  1108. into BOTH the "Customer Type Code Number" field and into the "Invoice Type
  1109. Code Number" field.
  1110.  
  1111. In cases where you have the same customer purchasing MORE THAN ONE kind of
  1112. software program, enter the same customer into the Customer File (again),
  1113. but with a different Software Code Number for each product purchased (same
  1114. customer is entered more than once into the customer list).
  1115.  
  1116. The reason for this is because it's very rare to do a mailout to ALL of
  1117. your customers and distributors for all of your mixed and varied products,
  1118. all at once.
  1119.  
  1120. Almost always, mailouts are done for one category of customer at a time (to
  1121. announce a new update, product, etc.). So to contact everyone involved with
  1122. one or more of your products, they must be listed in each type of category,
  1123. even though this may seem a bit redundant. Doing this also generates new
  1124. Customer IDs to use as Registration Numbers, if you use them as such.
  1125.  
  1126. For customers who purchase more than one copy of the SAME PROGRAM, just
  1127. enter them one time (in the Customer File), and use the same ID# as a
  1128. registration number for each of the multiple copies of the program.
  1129.  
  1130. If you want each registration ID# to be different, then add a letter prefix
  1131. to the beginning (or end) of each registration number (eg: A12345, B12345,
  1132. C12345, or 12345A, 12345B, 12345C) on your software's customer registration
  1133. certificate or form.
  1134.  
  1135. SST Does not "Lock You In" to a fixed coding system which may not fill all
  1136. of your needs. It allows you the freedom to use what is best for you.
  1137.  
  1138.                  96 SETS OF SECONDARY TAX CODES & NAMES
  1139.  
  1140. If you Reconfigure SST to use TWO Sales Taxes (Reconfigure Menu -
  1141. Taxes Selection), then two extra fields will appear in the Customer
  1142. Data Entry Screen; "TAX CODE NUMBER" and "TAX NAME".
  1143.  
  1144. These two fields are meant to be used ONLY when you have a need to
  1145. charge some of your customers with MORE than ONE Sales Tax (eg: State
  1146. and County Taxes, or National and Provincial Taxes, etc.).
  1147.  
  1148. You will only be able to make an entry in the TAX CODE field, as the
  1149. TAX NAME field will automatically be filled in for you. This will help
  1150. you to be certain that you have entered the correct Tax Code for each
  1151. customer.
  1152.  
  1153. The DEFAULT Tax Code for ALL customers is set to "1", even if certain
  1154. customers are Tax Exempt.
  1155.  
  1156. To keep from charging tax to a Tax Exempt Customer, just answer "NO"
  1157. when asked about Sales Tax during INVOICE Data Entry.
  1158.  
  1159. If you operate where you have NO Sales Taxes (South Pole?), or if you
  1160. are exempt from collecting any Sales Tax, just set the NUMBER OF TAXES
  1161. to "0" (Zero) in the ReConfigure Sales Tax Menu Selection.
  1162.  
  1163. If you only have ONE Primary Sales Tax (and NO Secondary Taxes), then
  1164. set the NUMBER OF TAXES to "1" (One) in the ReConfigure Tax Menu.
  1165.  
  1166. For both a Primary AND a Secondary tax, set it for "2" (Two) taxes.
  1167. If you only have one Primary, and one Secondary Tax, then we suggest
  1168. that you use Secondary Tax #1 (one) for your Secondary Tax, as that
  1169. Tax Code Number is the DEFAULT number when entering new customers in
  1170. the Customer Data Entry Screen.
  1171.  
  1172. If you have MORE THAN ONE Secondary Tax, we suggest that you name
  1173. Secondary Sales Tax Code #1 as your "Most Busy" Secondary Tax. In
  1174. other words, Secondary Tax Code #1 should be the one used on the
  1175. majority of your invoices. Doing this will make it easier during
  1176. Customer Data Entry, as Tax Code #1 is the automatic Default Tax Code
  1177. setting.
  1178.  
  1179. The values for each set of Secondary Taxes (Tax Names and percentage
  1180. rates for calculations applied to each of your Sales Categories) are
  1181. set in the ReConfigure Program.
  1182.  
  1183. SST can keep track of up to "97" sets of different Sales Taxes for you
  1184. (1 Primary Sales Tax, and 96 Secondary Sales Taxes). But.., why so
  1185. many..?
  1186.  
  1187. There are places where this large of a number may not be large enough
  1188. for "some" of our Users. Very big states (Texas, California, Florida,
  1189. Alaska, etc.) have a large number of counties, and in many cases, EACH
  1190. of those counties has a legal right to collect a LOCAL Sales Tax of
  1191. their own. And the same is also true for many large cities throughout
  1192. the world.
  1193.  
  1194. If you do business in such a place, to cover the whole state you have
  1195. to collect and keep track of many different sets of Sales Taxes.
  1196.  
  1197. To get a printed breakdown of the Gross Income, the Total Sales Tax,
  1198. and the Collected and UnCollected Tax for EACH of the 96 taxing areas,
  1199. use the "PRINTING MENU - INVOICE LISTS" in the SST program. In the
  1200. Invoice Lists Menu there is a selection for printing lists of invoices
  1201. from any Time Period and for any Tax Code Number.
  1202.  
  1203. To get a printed breakdown of the "Primary" Sales Tax, use the SALES
  1204. INCOME menu selection from the SST Main Menu.
  1205.  
  1206.                       THE "TELEPHONE NUMBER" FIELDS
  1207.  
  1208. SST includes a seven digit "Country Code" field with each telephone
  1209. number. The country code is like an "Area Code", and is used when
  1210. direct dialing most international calls.
  1211.  
  1212. The "Country Code" field will accept ANY kind of character, and so it
  1213. may be used for other telephone related purposes as well as Country
  1214. Codes. But, if the Country Code does NOT contain a NUMERIC VALUE
  1215. greater than zero, it will NOT be printed on SST Invoices as part of
  1216. the telephone number.
  1217.  
  1218.   TELEPHONE   CntryCode   AreaCode  PhoneNumber    Extension
  1219.   FIELDS      [-------]    (---)    ----------     -------
  1220.  
  1221.   Examples:  "[011-44-]    (  7)    72338888--     London "
  1222.              "[FAX----]    (111)    111-1111--     24 Hour"
  1223.              "[PAGER--]    (222)    222-2222--     1234---"
  1224.              "[Hrs 9-5]    (333)    333-3333--     Office-"
  1225.  
  1226. The Telephone Number fields have a special feature in that seven digit
  1227. (USA) entries may be made as "123-4567" or as "1234567", and the "-"
  1228. will be inserted automatically.
  1229.  
  1230. For our international Users, phone numbers longer or shorter than 7
  1231. digits may be used and the dash ("-") will NOT be auto-inserted.
  1232. Telephone numbers which begin with one or more zeros (0) will have
  1233. leading zero(s) eliminated when saved in the disk file (sorry). On the
  1234. other hand Area Codes beginning with one (1) zero will have it
  1235. preserved.
  1236.  
  1237. Also, the USA Telephone field format "(111) 111-1111" does NOT always
  1238. look normal when used in other countries. So we have added an option
  1239. in the ReConfigure program ("Printed Output" selection) to turn "ON"
  1240. or turn "OFF" the printing of the Customer's Telephone Number on
  1241. printed Invoices.
  1242.  
  1243. This feature was added because many International Users have expressed
  1244. that the USA Telephone format is okay for use around their own office,
  1245. but it is very confusing to their customers when printed on the invoices.
  1246.  
  1247.                     "INVOICE DATA ENTRY" SCREEN
  1248.                   ================================
  1249. CATEGORY OF SALES SST breaks your sales down into 14 different
  1250. categories of "Income", ALL of which can be renamed by the User by
  1251. using "RECONFIGURE".
  1252.  
  1253. Sale Category #1     Sale Category #6     Hourly Fee
  1254. Sale Category #2     Sale Category #7     Shipping Charges
  1255. Sale Category #3     Sale Category #8     Secondary Sales Tax Charges
  1256. Sale Category #4     Misc.                Primary Sales Tax Charges
  1257. Sale Category #5     Discounts
  1258.  
  1259.                         CASH REGISTER SALES
  1260. If you use a Cash Register for sales (as well as employee invoices),
  1261. reserve one of the "Sales Categories" for "Cash Reg", and make an
  1262. entry in that "Sales Category" at the end of each day's business.
  1263.  
  1264. The easiest way to do this is to create a "Customer Record" for your
  1265. own office by entering your firm's name and address in the customer
  1266. file, or by creating a customer record with a "Name" of "CASH REGISTER
  1267. SALES" (or something similar). Then, at the end of each day, create an
  1268. Invoice for "CASH REGISTER SALES" (or whatever) and enter the amount from
  1269. the Cash Register.
  1270.  
  1271. INVENTORY ITEMS:
  1272. When you get to the "Quantity/Description/Price" section of each
  1273. invoice, you may note that at the bottom, center of the screen a
  1274. message appears when the curser enters any of the "Description" fields
  1275. ("F5=INVENTORY").
  1276.  
  1277. If you hit the F5 Key, a "Window" will appear inside of which can be
  1278. listed up to 735 different Inventory items. Each item will have a
  1279. "Description", a "Retail Price", and a "Sales Category" number. The
  1280. items "can" also be in "Sorted" order if you wish.
  1281.  
  1282. To select an Inventory Item, use a combination of your Up/Down Arrow
  1283. Keys, and your PageUp/PageDn Keys. There are 49 pages of 15 items (735
  1284. items).
  1285.  
  1286. When the "Highlighted Bar" covers the item you want, just press the
  1287. "Enter" Key, and all of that information will be automatically
  1288. inserted into the proper Invoice fields.
  1289.  
  1290. To "Exit" without selecting an entry, just press the "ESC" key.
  1291.  
  1292. To create (or change) your own Inventory List, use Main Menu Selection
  1293. "R" (Reconfigure). When the Reconfigure Menu appears, select the
  1294. "Inventory" Menu selection.
  1295.  
  1296. When creating or editing Inventory Lists, all numeric entries MUST be
  1297. made using the USA numeric format (1,234.56 - NOT 1.234,56). However,
  1298. if you Reconfigure SST to use a comma (",") as a symbol of your numeric
  1299. fractions, then the various inventory items will appear as you wish in
  1300. the SST program itself, and on SST printouts. But the Inventory List
  1301. must be prepared using the USA ("1,234.56") format.
  1302.  
  1303. All Inventory Data is saved in a disk file named "INVNTORY.DAT". If
  1304. you have a large Inventory list, it would be a good idea to make a
  1305. Backup of that file, and to keep a "Hard Copy Printout" of the as
  1306. well.
  1307.  
  1308. As "INVNTORY.EXE" is a "support" program for SST, and is NOT necessary
  1309. for the "full use" of SST (descriptions, price & category can always
  1310. be manually entered), only the first 25 Inventory Items will function
  1311. in "UnRegistered" versions.
  1312.  
  1313. However, this limitation ONLY applies in the SST program itself. In
  1314. both the Registered and UnRegistered versions Users may enter all (or
  1315. up to) 735 Inventory Items if they wish. All the Inventory data will
  1316. be properly saved in "INVNTORY.DAT" and displayed in SST. But only the
  1317. first 25 items will be accessed by SST in the UnRegistered Versions.
  1318.  
  1319. INVOICE SCREEN - AUTOMATIC "QUANTITY" PRICING
  1320. In the Invoice "HOURLY FEE" & "SHIPPING" fields, you have the ability
  1321. to calculate "Quantity" math problems such as.....
  1322. 12.47 Hrs at 14.37 each = ?    33.76 Square Yards at 29.3954 each = ?
  1323.  
  1324. As soon as you move the cursor to the HOURLY FEE field, at the bottom,
  1325. center of the screen a message saying "F-5 = Quantity" will appear.
  1326. That simply means that if you have a problem like one of the above,
  1327. just hit the "F-5" key. When you do, an "On Screen Window" will appear
  1328. to take your "Quantity" and "Price Each" information. SST will then
  1329. automatically insert the correct total into the field, and the
  1330. "Window" will disappear.
  1331.  
  1332. THE "SALES TAX" FIELDS
  1333. Sales Tax Rates and Laws vary greatly all over the world. As a result,
  1334. we had to program these fields with this in mind.
  1335.  
  1336. SST offers the ability to handle NONE, ONE or TWO different Sales
  1337. Taxes. This choice is offered to you in the ReConfigure program in the
  1338. menu selection named SALES TAX SETTINGS.
  1339.  
  1340. If you choose to use 1 or 2 Sales Taxes, you may assign each of these
  1341. taxes the appropriate name for the area in which you operate. Those
  1342. new Tax Names will then appear on all screens and printouts from then
  1343. on.
  1344.  
  1345. The "Primary Tax" has the special ability to apply a Tax Charge on the
  1346. Secondary Sales Tax (commonly referred to as "A tax upon a tax").
  1347.  
  1348. Each of these two Tax Fields can be set up from the ReConfigure Menu.
  1349. With each separate Tax, you may determine which Sales Categories are
  1350. Taxable or Tax-Exempt, and set the appropriate Tax Percentage Rate for
  1351. each individual Sales Category (up to 96 sets of different tax values
  1352. for Secondary Taxes).
  1353.  
  1354. The factory (default) settings for the Sales Tax Values are ".01" (1%)
  1355. for the Secondary Tax (Tax Code 1), and ".06" (6%) for the Primary
  1356. Tax. Default Taxes are applied to Sales Categories 1 through 11, with
  1357. NO TAX on Sales Category 12 (Shipping).
  1358.  
  1359. Any (or all) of those values can be changed from ".0000" through
  1360. ".9999" (from NO tax to 99.99% tax).
  1361.  
  1362. As you Enter "New", or Edit "Old" Invoices, when you reach either of
  1363. the Sales Tax fields, a small window will appear saying "Tax? (Y/N)".
  1364. If you type a "Y", the Tax WILL be calculated and charged to the
  1365. Invoice, based upon the Sales Tax Percentage Rates which you set up as
  1366. Primary Tax values and/or as a Secondary Tax Code value.
  1367.  
  1368. In situations where you have set Sales Tax rates, but are now entering
  1369. a "Tax Exempt" invoice (such as for a church), then just type "N" (for
  1370. NO), and Tax will NOT be applied to ANY Sales Category in the invoice.
  1371.  
  1372.  
  1373.                    CLEARING THE DECKS FOR ACTION
  1374.  
  1375.         ***** GETTING RID OF THE SAMPLE DATA RECORDS *****
  1376.  
  1377. Go to the Main SST Menu. Choose the selection for "RECONFIGURATION".
  1378. On the Configuration Menu there is a selection for "Erasing" the Data
  1379. files. Use it to erase BOTH of the SAMPLE Customer & SAMPLE Invoice
  1380. Data files. Then, when SST is run again, brand new (and empty) data
  1381. files will automatically be created for you (answer "NO" when asked by
  1382. SST if you wish to use the two SAMPLE data files).
  1383.  
  1384.                          CUSTOMER NUMBERS
  1385.  
  1386. We designed SST in such a manner that the Customer "should" never see
  1387. or know what their customer number is. The number will never appear on
  1388. any invoice or statement unless YOU intentionally enter it into a
  1389. Description Field somewhere. The default starting Customer # is 15,000.
  1390.  
  1391. If you wish, you can set your starting customer number anywhere from 3 to
  1392. 9,000,000 (auto-generated customer numbers will max-out at 10,000,000).
  1393.  
  1394. IMPORTANT: Set this number BEFORE entering any records in the Customer
  1395. file. Once you enter the first customer address record, that record's
  1396. ID Number becomes the starting point for ALL newer records (that
  1397. number is incremented by "1" for each new customer record). You CAN
  1398. NOT set a lower range of Customer ID#s once the 1st customer record
  1399. has been saved.
  1400.  
  1401.          NOTE: UNIQUE SOFTWARE REGISTRATION SERIAL NUMBERS:
  1402.  
  1403. If you wish, you can use the SST CUSTOMER ID# as a Registration ID# for
  1404. your software sales. These numbers will never be re-used, unless you
  1405. totally delete DATA.FIL and start off with a new, empty file. That's
  1406. another good reason to make your backups often!
  1407.  
  1408.                           INVOICE NUMBERS
  1409.  
  1410. SST will never allow any duplicate Invoice or Customer Numbers to
  1411. exist in the same file at the same time. The default starting "Invoice
  1412. Number" is "10,000", but you can change that (by using Reconfigure) to
  1413. any number you wish (except for numbers lower than "3" which are
  1414. reserved).
  1415.  
  1416. But, if you sometimes use external (hand written) invoices which are
  1417. pre-printed and already contain their own Invoice Numbers, then make
  1418. sure that you set your SST starting Invoice number 10 to 20 thousand
  1419. HIGHER than any of the numbers on your pre-printed paper invoices (to
  1420. avoid "Duplicate Invoice" numbering problems at a later date).
  1421.  
  1422. Remember to leave yourself room for getting "Re-Prints" of those paper
  1423. invoices with higher ranges of invoice numbers printed on them, when
  1424. you run out of your current batch.
  1425.  
  1426. SST produces unique Invoice Numbers by starting with the "beginning"
  1427. Invoice Number which you set, and then finding the next highest unused
  1428. number in the file. It will "skip over" any "used" numbers. HOWEVER, if an
  1429. Invoice is Erased, Deleted or Removed from the file, it's number WILL be
  1430. re-used again.
  1431.  
  1432. Because of this, Registered Users who use "TOOLS.EXE" to "extract"
  1433. older records from a large Invoice File, should also RESET their
  1434. "Starting Invoice Number" to the next NEW Invoice Number generated
  1435. BEFORE the file extraction routine is used. Otherwise, all the
  1436. extracted invoices will have their Invoice Numbers made available for
  1437. re-use on new invoices.
  1438.  
  1439. You can use your "Backspace" key to erase the automatically generated
  1440. Invoice Number, and then enter whatever number you wish to use (to use
  1441. Pre-Printed, Pre-Numbered Invoices for example). But if you try to
  1442. enter a number which has already been used, a warning window will
  1443. "Pop-Up" and the Invoice Number will NOT be accepted (NO DUPLICATES
  1444. ALLOWED).
  1445.  
  1446.                         TROUBLES & PROBLEMS
  1447.  
  1448. - Make sure that the version of DOS or MS/DOS you are using is version
  1449. 3.3 or higher. Older versions won't work properly.
  1450.  
  1451. - Make sure CONFIG.SYS is set as described in the previous pages.
  1452.  
  1453. - Not enough free RAM memory. Remove all other Memory Resident
  1454. programs from memory BEFORE running SST. This program will require
  1455. about 450k of free RAM to operate when using all of it's features.
  1456.  
  1457. If a screen error message such as "Error 07 in module ..etc.",
  1458. appears, the "07" means "Out Of Memory". See list of error messages
  1459. later in this text.
  1460.  
  1461. Many "Screen Saver" programs can clash with SST, caution is advised.
  1462.  
  1463. - Your Printer is "NOT" ready for action, or may be incompatible. On
  1464. some computers this problem will simply "Hang Up" the computer UNTIL
  1465. the printer "IS" ready for action. But on most, a warning "Printer Not
  1466. Ready" window appears.
  1467.  
  1468. - Not enough free disk space left. The ISAM data file used by SST is a
  1469. bit different than most of the files which you may be accustomed to.
  1470.  
  1471. To begin with, the file is fairly large in size even when there are NO
  1472. RECORDS stored in the file (has lots of overhead in the header in the
  1473. form of INDEXES, each of which would usually be a separate file).
  1474.  
  1475. It does not slowly grow in size as you add each new record. Instead,
  1476. it grows in occasional "Chunks" of 32,720 bytes each, reserving disk
  1477. space for new records BEFORE they are entered.
  1478.  
  1479. In most cases SST will give an "On-Screen Warning" when the free disk
  1480. space begins to get close to critical (before there is a problem). But
  1481. when used in a "Multi-Tasking" environment, where other applications
  1482. may use up disk space since SST last checked it out, problems "could"
  1483. possibly occur.
  1484.  
  1485. PROBLEM - PROGRAM WON'T LOAD OR RUN:
  1486.  
  1487. - SST needs five different disk files located in the default drive and
  1488. directory to be able to load & run: SST.EXE, REG.DAT, SCREENS.OVL and
  1489. DATAFILE.OVL. If any of these files are not present, or are from the
  1490. wrong version of SST, then SST probably won't run properly.
  1491.  
  1492. If your main data file (DATA.FIL) becomes corrupt, there is a good
  1493. chance that SST will evoke a "System Error" with an On-Screen error
  1494. message saying something about a bad file when it tries to Open and
  1495. Read DATA.FIL. In such cases, you must use your BackUp file "DATA.BAK".
  1496.  
  1497. DATA.BAK must be "DeCompressed" before it may be used. To do this,
  1498. instead of running "SST", run the SST Reconfigure program by entering
  1499. the command "CNFSST10" from the DOS Command Line (the "nn" in the file
  1500. name would be two numbers representing the current version number -
  1501. example: CNFSST10).
  1502.  
  1503. After the Reconfigure Menu is on screen, choose the menu selection for
  1504. "BACKUP FILES", and then convert 'Local' DATA.BAK to DATA.FIL.
  1505.  
  1506. If SST "STILL" won't run or load the file, then the DATA.BAK file was
  1507. probably just a copy of the original corrupt file (making it corrupt
  1508. too, just like the original was).
  1509.  
  1510. In such a case, if you are a Registered User, you can use TOOLS.EXE to
  1511. attempt to REPAIR the DATA.FIL, or you can use one of your INSURANCE
  1512. BACKUPs from a removable disk. Hopefully, you followed our advice and
  1513. have recent a Insurance Backup available.
  1514.  
  1515. PROBLEM - CAN'T FIND VARIOUS SST FILES:
  1516.  
  1517. - If SST chokes, and then spits out a "File Not Found" ERROR MESSAGE
  1518. whenever you try to run it, check for the following.
  1519.  
  1520. Make sure that ALL of the SST files (from the same version) were
  1521. copied to your hard drive "\SST" sub-directory (use SETUP.EXE to be
  1522. positive). All files from different versions are "Matched" to each
  1523. other, and unless they are all there, and are all from the same
  1524. version, the program usually won't run properly.
  1525.  
  1526. SST MUST be run from inside of it's own sub directory ("\SST" should be
  1527. the default sub-directory). This is necessary because the program
  1528. needs to access lots of it's associated files, and it won't be able to
  1529. find them unless they are in the current (default) directory. Also,
  1530. the "Install" program on newer updated versions will be looking for
  1531. the "\SST" sub-directory when it is run.
  1532.  
  1533. PROBLEMS WITH PRINTED OUTPUT:
  1534. - Make sure that you are using a correct kind of printer for SST. This
  1535. program is designed for use with several of the more prominent, more
  1536. commonly used, printers for MS/DOS PCs. However, that doesn't mean it
  1537. will work with just about anything you connect to it.
  1538.  
  1539. The SST Program is specifically designed for use with the following
  1540. brands and models of printers. If you don't have one of the brands
  1541. listed, then it's possible that your brand of printer may be able to
  1542. "Emulate" one of these listed brands, and therefore qualify as a
  1543. "Compatible" printer.
  1544.  
  1545. *** IBM ProPrinter
  1546. *** Epson RX
  1547. *** Epson FX
  1548. *** Epson LQnnn
  1549. *** All Hewlett Packard Laserjet Printers
  1550.  
  1551. "Daisy Wheel", "Serial Port" or "non-compatible" printers just won't
  1552. work properly (or some won't work at all) with SST.
  1553.  
  1554. Make sure your printer is plugged into your "Parallel Port" #1 or #2.
  1555. Many computers have more than two Printer Ports. A Printer designed to
  1556. be plugged into a "Serial Port" will not work with SST.
  1557.  
  1558. If you use TWO different printers, then make sure that are both
  1559. connected to the LPT1: and LPT2: ports on your computer.
  1560.  
  1561. Many other brands of printers have been reported to work well with SST
  1562. if they can be set up to "Emulate" any of the printers listed above.
  1563. To emulate the Hewlett Packard LaserJet, your laser printer must be
  1564. able to understand the HP "PCL" (Printer Control Language).
  1565.  
  1566. FORMFEEDS: If the SST Formfeeds do not stop properly at the top of the
  1567. next page, then run RECONFIGURE (from the main menu) and then choose
  1568. the Reconfigure Menu Selection for "Printed Output".
  1569.  
  1570. The first item in the "Printed Output" screen is where you tell SST
  1571. just what kind of printer you have, and at which parallel port is it
  1572. connected. SST will send different sets of printer Escape Codes for
  1573. lasers and dot matrix printers, so it's important that you have these
  1574. SST settings set correctly.
  1575.  
  1576. On the next menu is a selection for "FORMFEEDS" which will allow you
  1577. to USE or NOT USE a "Simulated" Formfeed. This option is ONLY for use
  1578. with "Not So Compatible" or "Not Properly Set Up" dot matrix printers.
  1579. It will have NO EFFECT if used with a laser printer.
  1580.  
  1581. If you are using a dot matrix printer with SST, and the formfeed is
  1582. either not happening at all, or is moving the paper too far (or not
  1583. far enough), chances are that either you don't have your printer set
  1584. up properly for use with SST, or that it is NOT compatible.
  1585.  
  1586. A "Standard" dot matrix formfeed is the American Standard Code (ASCII)
  1587. "012", which is the FormFeed Escape Code used by Epson & IBM Dot
  1588. Matrix Printers (CHR$(12) in Basic). On compatible printers, sending
  1589. this code will produce a true formfeed to the top of the next page.
  1590.  
  1591. The "Simulated" Formfeed is simply a "Repeat Linespace" until the end
  1592. of the current page is reached. This selection allows you to adjust
  1593. the number of "Printable" linespaces per page (60 to 66). Hopefully,
  1594. this adjustable feature will correct most formfeed problems with dot
  1595. matrix printers.
  1596.  
  1597. If you still have a formfeed problem, then make sure that your printer
  1598. controls are set to a linespace size of six lines per inch (66 lines
  1599. per 11" page). Also, try adjusting or eliminating any Top & Bottom
  1600. Page Margins, Automatic Skipping Over Page Perforations, Automatic
  1601. Page Breaks, Auto Page Numbering, etc., which your printer may be set
  1602. up to insert in each printed page (see your printer instruction manual).
  1603.  
  1604. We need to have your printer set up in "Very Dumb" mode, where it
  1605. doesn't add or do much of anything on it's own except to print what
  1606. SST tells it to, anywhere on an 8.5" x 11" piece of paper.
  1607.  
  1608. DOT MATRIX GRAPHICS: Make sure the printer's "SETUP SWITCHES" are
  1609. properly set to print "EXTENDED IBM/EPSON GRAPHIC" characters (see
  1610. printer manual)
  1611.  
  1612. If you find that on some dot matrix printouts you are getting printed
  1613. lines of full "E's, D's" or other characters in place of solid lines
  1614. or boxes, then one of two things are happening. Either you don't have
  1615. your printer set up to print "IBM Extended Graphic" characters (see
  1616. the Instruction Manual for your printer), or your printer is not
  1617. capable of printing Graphics.
  1618.  
  1619. In such cases, run "Reconfigure". Choose the selection for "Printed
  1620. Output" and set up SST.EXE to produce printouts using only one of the
  1621. three sets of "TEXT" (non-graphic) characters. Also, set the file to
  1622. "NO DOUBLE-WIDE CHARACTERS". Then run SST and try to print either an
  1623. Invoice or Statement.
  1624.  
  1625.                       "RUN TIME" ERROR CODES
  1626. The term "Run Time Error" refers to any error message which appears on
  1627. the screen while the program or application is running. They are
  1628. usually a bit cryptic and blunt, but can provide some valuable
  1629. debugging information. Usually, these error messages will look
  1630. something like....
  1631.  
  1632.              "error 07 in module SST1 at address 2388:A8BC"
  1633.              "Hit any key to return to system:"
  1634.  
  1635. To a programmer, such messages tell exactly what type of problem
  1636. happened (that's what the "07" means), and exactly where in the source
  1637. code the problem occurred (the module reference and address number
  1638. show where).
  1639.  
  1640. But NOT all of these error codes mean that there is something wrong
  1641. with the program. It's very possible (or even probable), that something
  1642. may not be set properly in your computer or it's hardware, and that's
  1643. why the error message (and program crash) occurred.
  1644.  
  1645. The following is a short list of Error Codes (and their meanings)
  1646. which "you" may be able to "fix" by making some simple adjustments to
  1647. your computer system or it's attached hardware.
  1648.  
  1649.                 "ON SCREEN - RUN TIME ERROR MESSAGES"
  1650.  
  1651. CODE                    MEANING or DEFINATION
  1652. ----- ----------------------------------------------------------------
  1653. 07    Out Of Memory (remove TSRs - SST Needs About 450k of free RAM)
  1654. 24    Device Timeout (Printer or Drive not ready)
  1655. 25    Device Fault (Printer or Drive not ready)
  1656. 27    Out Of Paper (No Paper In Printer)
  1657. 51    Internal Error (MS/DOS 3.3+, 640k Ram, FILES=25+, Remove TSRs)
  1658. 52    Bad File Name (Possible Disk FAT Error - Run DOS's "CHKDSK/F")
  1659. 53    File NOT Found (Missing or Erased File - Run DOS's "CHKDSK/F")
  1660. 54    Bad File Mode (DATA.FIL - Run TOOLS.EXE File Maintenance)
  1661. 57    Device I/O Error (Monitor, Printer Or Drive error)
  1662. 61    Disk Full (default drive is out of free space)
  1663. 62    Input Past End (DATA.FIL - Run TOOLS.EXE File Maintenance)
  1664. 63    Bad Record Number (DATA.FIL - Run TOOLS.EXE File Maintenance)
  1665. 64    Bad File Name (Possible Disk FAT Error - Run DOS's "CHKDSK/F")
  1666. 67    Too Many Files (Set CONFIG.SYS File To "FILES=25" or higher)
  1667. 68    Device UnAvailable (Drive, Printer or Screen is NOT On-Line)
  1668. 70    Permission Denied (File is READ ONLY - Reset with "ATTRIB.EXE")
  1669. 71    Disk NOT Ready (Removable Disk NOT In Drive, Door Open, Etc.)
  1670. 72    Disk Media Error (Bad Disk - Run MS/DOS's "CHKDSK/F")
  1671. 81    Invalid Name (Possible Disk FAT Error - Run DOS's "CHKDSK/F")
  1672. 82    Table Not Found (DATA.FIL - Run TOOLS.EXE File Maintenance)
  1673. 83    Index Not Found (DATA.FIL - Run TOOLS.EXE File Maintenance)
  1674. 84    Invalid Column  (DATA.FIL - Run TOOLS.EXE File Maintenance)
  1675. 85    No Current Record (DATA.FIL - Run TOOLS.EXE File Maintenance)
  1676. 86    Duplicate Value In Unique Index (Run TOOLS.EXE File Maintenance)
  1677. 87    Invalid Operation (DATA.FIL - Run TOOLS.EXE File Maintenance)
  1678. 88    ISAM File Corrupt (DATA.FIL - Run TOOLS.EXE File Maintenance)
  1679.  
  1680.  
  1681. "TOOLS.EXE" is a SST file which is included with Registered versions
  1682. of SST.
  1683.  
  1684. "CHKDSK/F" is the command used to run the MS/DOS "CHKDSK.EXE" program. See
  1685. your MS/DOS instruction manual for more information on CHKDSK.
  1686.  
  1687.             RECOMMENDED PROGRAM OPERATION & BACKING UP
  1688.  
  1689. The suggestions given here are meant for routine use only. If your
  1690. firm produces large numbers of new customer and invoice records each
  1691. day, then you should make backup copies of your data files more often.
  1692.  
  1693. In general, never leave SST "On Screen" while your computer is
  1694. unattended for extended periods (lunch, meetings, etc.). Always exit
  1695. with the F-10 key if you will be away from your desk for awhile. This
  1696. insures against the possibility of file damage from power outages, or
  1697. from other people exiting SST improperly while trying to use your
  1698. computer. This small, quick action adds a very large measure of
  1699. security to your data files.
  1700.  
  1701. It is usually only necessary to "Backup" during your F-10 exits from
  1702. SST once or twice a day (usually at the end of each workday).
  1703.  
  1704. Exceptions would be if you have just entered/edited a large number of
  1705. records, and it would be difficult to do all of that work over again
  1706. in the event of problems.
  1707.  
  1708. Once a week (dependent upon your work load), make your "Insurance
  1709. Backups" onto removable floppy disks or to Hard Drive Backup Tapes.
  1710.  
  1711.                  IMPORTANCE OF MAKING BACKUP FILES
  1712.  
  1713. SST is a very complex program. It was written using a combination of
  1714. several different programming languages, and contains many very
  1715. advanced programming routines.
  1716.  
  1717. During a proper exit (F-10 key) SST does quite a large number of tasks
  1718. related to closing all files properly, restoring the RAM memory, and
  1719. in general, just tidying up after itself.
  1720.  
  1721. The new ISAM Files used in this program are much more rugged and
  1722. reliable than some other types of data files we've tried. But they're
  1723. still NOT "Bullet-Proof". If you, or someone else, intentionally and
  1724. repeatedly "bypass" those "Tidying Up Tasks" (by just shutting off the
  1725. computer), you risk doing serious damage to the data files.
  1726.  
  1727. It's also a good idea to wait at least one minute after you exit from
  1728. SST before you Shut Off your computer. This will allow your Disk Cache
  1729. Program (if present on your system) the time to complete updating your
  1730. disk files. Many "Caching" programs will only update disk files when
  1731. the computer is NOT very busy (usually within one minute after your
  1732. last keystroke). If you "Cut Off" the power before the last file
  1733. update takes place..., possible lost data.
  1734.  
  1735. Quick "Power Off" practices are NOT very good for your hard drive
  1736. either. Any type of improperly closed file can cause "Broken Chains"
  1737. and "Lost Clusters" to appear on the disk. This can "mess up" your
  1738. disk's "File Allocation Table" (FAT), and eventually lead to a hard
  1739. drive crash. That's one of the BIG reasons why "CHKDSK.EXE" is
  1740. included with MS/DOS, and why Macintosh has all but eliminated the
  1741. "Off" switch from their machines.
  1742.  
  1743. Because of this possibility, we can't stress strongly enough the
  1744. importance of keeping "Backup" copies of your data file.
  1745.  
  1746. By "Backup" files we don't mean just the compressed backup file that
  1747. SST gives you the option of creating upon an exit (DATA.BAK). While
  1748. that file is usually fine as a "Backup", it is very easy to overwrite
  1749. it with a badly scrambled or "corrupt" file, leaving you with nothing
  1750. but useless files on your disk. So by "Backup Files" we mean other
  1751. "insurance" backup copies of your "DATA.FIL" files kept on other disks
  1752. or in different Sub-Directories, or in constantly updated "Archives".
  1753.  
  1754. The "Reconfigure" program has a menu selection called "BackUp Files"
  1755. which makes creating, copying or converting "Backup Files" very easy.
  1756. It is in your own interest to make backups very often.
  1757.  
  1758. If your data files get too big to fit onto one backup disk, you can
  1759. backup VERY large files (or whole directories) to "multiple" smaller
  1760. disks by using the DOS files called "BACKUP" and "RESTORE". See your
  1761. DOS or MS/DOS instruction manual.But a much faster and dependable
  1762. method is to use a "Tape Backup" about once a week.
  1763.  
  1764.                         BATCH FILE BACKUPS
  1765.             (See your DOS/MS-DOS Manual - "Batch Files")
  1766.  
  1767. "We" use a simple system for making "our" backups. We create another
  1768. Sub Directory branching off from our SST directory called "BACKUPS".
  1769.  
  1770. C:\SST            'Original Directory Set Up
  1771. C:\SST\BACKUPS    'New Directory & Sub-Directory Set Up
  1772.  
  1773. Then (while in our normal SST sub directory) we create a "BATCH" file
  1774. which we call "BKUP.BAT". Here's how it's done from a System Screen
  1775. Prompt. Substitute another drive letter for "C:" if you are not using
  1776. drive C:.
  1777.                                         Help Directions (Not Commands)
  1778.                                        -------------------------------
  1779. MD C:\SST\BACKUPS                         'Creates "BACKUPS" Sub Dir
  1780. COPY CON: BKUP.BAT                        'Creates "BKUP.BAT" file
  1781. DEL C:\SST\BACKUPS\DATA.OLD               'Typed Command in "BKUP.BAT"
  1782. REN C:\SST\BACKUPS\DATA.FIL DATA.OLD      'Typed Command in "BKUP.BAT"
  1783. COPY C:\SST\DATA.FIL C:\SST\BACKUPS       'Typed Command in "BKUP.BAT"
  1784. COPY C:\SST\SST.CNF C:\SST\BACKUPS        'Typed Command in "BKUP.BAT"
  1785. COPY C:\SST\MORETAX.DAT C:\SST\BACKUPS    'Typed Command in "BKUP.BAT"
  1786. COPY C:\SST\INVNTORY.DAT C:\SST\BACKUPS   'Typed Command in "BKUP.BAT"
  1787. ^Z                                        'Hit F6 Key: Close BKUP.BAT
  1788.  
  1789. BKUP.BAT will make current backups, as well as keep the "Next Older"
  1790. set of data files at your fingertips. It also backs up the Inventory
  1791. List, Secondary Tax Settings, and your ReConfigure file. You can also
  1792. add other command lines to the Batch File to "Freshen" any of several types
  1793. of Archived, Compressed files, which in turn, can then be copied to a
  1794. floppy, disk as an "Insurance" backup. Example.....
  1795.  
  1796. PIP /Freshen SST.PIP                'Command stored inside "BKUP.BAT"
  1797. ECHO PUT BACKUP DISK IN DRIVE A:    'Command stored inside "BKUP.BAT"
  1798. BEEP                                'Command stored inside "BKUP.BAT"
  1799. PAUSE                               'Command stored inside "BKUP.BAT"
  1800. COPY SST.PIP A:                     'Command stored inside "BKUP.BAT"
  1801. ^Z
  1802.  
  1803. And all of this can be done every time you exit SST by just entering
  1804. the command "BKUP".
  1805.  
  1806.                       HARD COPY PAPER BACKUPS
  1807.  
  1808. In addition to "Disk File" Backup copies, we strongly recommend that
  1809. you also keep a file of "paper" Backups.
  1810.  
  1811. Print out fresh copies of your Customer Address/Phone list on a
  1812. regular and frequent basis. Do the same with Invoice Lists, at least
  1813. on a monthly basis. Also do this with Accounts Receivable.
  1814.  
  1815. For extra copies of the actual Invoices, there are several methods.
  1816. Either use a copy machine to make a "File Copy" of every SST Invoice,
  1817. or use "Two Part Carbonless" computer paper to print an original and
  1818. one "File Copy" at the same time, or use CNF-SST.EXE to set SST to
  1819. print TWO (or more) copies of every Invoice.
  1820.  
  1821. In the event of a disaster (fire, flood, computer theft, System or
  1822. Hard Drive Crash, etc.), the rusty (but tough) old filing cabinet with
  1823. it's drawers full of "old fashioned" paper Invoices can still "save
  1824. the day".
  1825.  
  1826.                   WHAT FILES DO I NEED TO BACKUP?
  1827.  
  1828. When you decide to make "Backup" copies of your records, you really
  1829. only NEED to make copies of DATA.FIL (or DATA.BAK) and INVNTORY.DAT.
  1830.  
  1831. All this assumes that you are already using a backup of the other SST
  1832. programs. Beyond that, if you are using more than one or two sets of Sales
  1833. Taxes, you might want to backup "MORETAX.DAT" in which the values for each
  1834. Sales Taxing Authority are stored.
  1835.  
  1836.                  HOW TO KEEP YOUR ACCOUNTANT HAPPY
  1837.  
  1838. Most small businesses have an Accountant or Bookkeeper who handles the
  1839. Accounting Needs of the firm on a "Monthly" or "Quarterly" basis.
  1840.  
  1841. To provide your Bookkeeper with accurate information, and to help
  1842. assure that the "Balance Sheet" does indeed "Balance", will require
  1843. some "Common Sense" chores and a lot of business information from you.
  1844.  
  1845. SST can handle the Business Information, but "you" get stuck with
  1846. doing the "Chores". To help you with these "Chores", we are including
  1847. this list of items which if done properly, will "Simplify" your
  1848. accountant's task of balancing your books.
  1849.  
  1850. And "Simplicity" is the "Mother" of all "Low Accounting Rates" ($$$).
  1851.  
  1852.                           STEPS TO FOLLOW
  1853. #1- Make sure that ALL invoice entries and payments for the given
  1854. month have been entered (and properly dated) BEFORE doing any
  1855. printouts for your Accountant.
  1856.  
  1857. #2- BANKING: Make sure that you deposit ALL money received during a
  1858. month by the "Last Banking Day" of that month.
  1859.  
  1860. If you miss making the last monthly deposit in time for the bank
  1861. statement, then include a note to your bookkeeper showing the
  1862. undeposited amount in your possession (for the same time period). Do
  1863. not count any money received for sales from the current (new and
  1864. incomplete) month.
  1865.  
  1866. #3- SST PRINTOUTS: At the close of the last business day of each month
  1867. (or after the last monthly Mail Delivery), print out the following
  1868. reports for your bookkeeper.
  1869.  
  1870. RUN "SST" AND GO TO...
  1871.  
  1872. MAIN MENU > SALES MENU > SELECTION #1 - ALL INVOICES IN TIME PERIOD
  1873. Print the values shown on this screen by pressing your F-5 Key. This
  1874. printout shows all new business for the given time period (broken down
  1875. by sales categories).
  1876.  
  1877. It also shows the PRIMARY SALES TAX Values (charged, collected,
  1878. taxable, exempt, etc.). If you collect ONE Secondary Sales Tax, this
  1879. printout shows the values for that tax too. But if you collect MORE
  1880. THAN ONE Secondary Sales Tax (for several different tax authorities),
  1881. this printout will show ALL of the assorted Secondary Sales Tax values,
  1882. COMBINED TOGETHER and TOTALED.
  1883.  
  1884. SALES MENU > MENU SELECTION #5 - ACCOUNTS RECEIVABLE VALUES
  1885. This printout shows all of the amount of money owed to you as of
  1886. "Today". It is NOT possible to get a printout showing Acc/Rec figures
  1887. for a few weeks ago. So it's very important to try to be as prompt as
  1888. possible in doing this printout, to avoid having any NEW unpaid
  1889. amounts from the new (incomplete) month added to the Acc/Rec values
  1890. from last month.
  1891.  
  1892. NOW GO TO...
  1893. MAIN MENU > PRINT MENU > INVOICE LISTS > SELECTION #1 - ALL INVOICES
  1894. Prints a ledger of ALL invoices produced within the given time period.
  1895.  
  1896. This list is arranged by Customer Name, Date, Invoice Number, and
  1897. assorted purchase values. The other list you printed from the Sales
  1898. Menu contains the same numeric values, but breaks the income down by
  1899. Sales Categories.
  1900.  
  1901. INVOICE LISTS > SELECTION #4 - ACCOUNTS RECEIVABLE INVOICE LIST
  1902. Prints a ledger of all UNPAID INVOICES as of TODAY (Right Now!).
  1903.  
  1904. INVOICE LISTS > SELECTION #6 - INVOICE LISTS BY SECONDARY TAX CODE #
  1905. You only need to print this list if you collect TWO or MORE Secondary
  1906. Sales Taxes. This routine will produce Invoice Ledger Sheets for each
  1907. Secondary Sales Tax Code Number, and will calculate the necessary
  1908. Sales Tax values for each Tax Code Number (total sales in that tax
  1909. district, tax charged, collected, exempt sales, etc.).
  1910.  
  1911. #4- OTHER ITEMS: Along with these printouts, also bring your
  1912. bookkeeper the following items.
  1913.  
  1914. *** Your Bank Statement complete with your canceled checks.
  1915.  
  1916. *** Your Check Book, or at least the check stubs from your check book,
  1917. for the given time period.
  1918.  
  1919. *** Any government forms or reports you may have received in the mail
  1920. during the given time period.
  1921.  
  1922. *** All receipts for purchases of merchandise or services for business
  1923. use during the given time period.
  1924.  
  1925. *** Automobile "Use" Logs showing business mileage.
  1926.  
  1927. *** A list of all undeposited Cash & Checks in your possession from
  1928. the associated time period.
  1929.  
  1930. *** Total amounts of CASH left in "Petty Cash" or as a "Draw" for
  1931. daily cash register operations.
  1932.  
  1933. All of the above is what "usually" is needed for most bookkeepers. But
  1934. your particular Bookkeeper or Accountant may require some additional
  1935. information from you.
  1936.  
  1937.                         NOTE TO BOOKKEEPERS
  1938.  
  1939. SST was designed primarily for use in firms where the great majority
  1940. of sales are NOT "Installment Payment" sales.
  1941.  
  1942. But, in spite of this, the program DOES handle Partial Payments, and
  1943. it DOES keep track of the "Last Payment Date" and "Payment Amount",
  1944. and "Balance Due", and "Acc/Rec" for "Customer Billing" purposes.
  1945.  
  1946. But it does NOT show those partial payments as "Income" in the months
  1947. in which the payments were actually received. Instead, ALL income from
  1948. that invoice will be shown as money received on the "original" Invoice
  1949. Date.
  1950.  
  1951. As a result, for "Tax Purposes", it is best to treat each invoice
  1952. (Paid & Unpaid), as though it were "Cash Received" on the date when
  1953. the Invoice was originally created. Calculate any Sales Tax and Income
  1954. Tax based upon Original Invoice Dates and Invoice Totals rather than
  1955. upon the "Paid In Full" or "Last Payment" dates.
  1956.  
  1957.      <<<<<<<<<<*************************************>>>>>>>>>>
  1958.                  Copyright (C) - Robert F. Keber Jr
  1959.                  Distributed By: TypeRight Software
  1960.                          All Rights Reserved
  1961.  
  1962.       The term "IBM" is a registered trademark of the IBM Corp.
  1963.       The term "DOS" is a registered trademark of the IBM Corp.
  1964.     The term "EPSON" is a registered trademark of the Epson Corp.
  1965.   The term "PROPRINTER" is a registered trademark of the IBM Corp.
  1966.   The term "MS-DOS" is a registered trademark of the Microsoft Corp.
  1967.  
  1968.          Term "HEWLETT PACKARD" is a registered trademark of
  1969.                       The Hewlett Packard Corp.
  1970.  
  1971.